Doczen
Войти
Регистрация

База контрагентов: реквизиты клиентов и поставщиков в одном справочнике

Справочник покупателей и поставщиков с реквизитами, банковскими данными и контактами. Введите ИНН — название, КПП, ОГРН и юридический адрес подставятся сами, а при создании счёта или акта контрагента достаточно выбрать из списка.

Создать базу контрагентов
7 дней тарифа PRO бесплатно после регистрации, затем бесплатный тариф с лимитами или PRO от 490 ₽ за 30 дней.
Пример документа
Счёт на оплату № 128
от 7 октября 2026 г.
Реквизиты по ИННPDF · DOCX · 1С
Поставщик
ИП Образцов О.О.
ИНН 000000000000
Покупатель
ООО «Пример»
ИНН 0000000000 · КПП 000000000
НаименованиеКол.Цена, ₽
Разработка дизайна сайта145 000,00
Вёрстка страниц46 250,00
Настройка хостинга15 000,00
Итого к оплате
75 000,00 ₽
Иллюстрация: счёт на оплату с реквизитами сторон, позициями, итогом, печатью и подписью.
Документов создано
более 200документов создано в Doczen
Пользователей
более 300зарегистрированных пользователей
  • Данные хранятся в РФ
    Серверы сервиса размещены в России
  • 152-ФЗ
    Обработка персональных данных по закону
  • HTTPS
    Шифрованное соединение на всех страницах
  • Оплата через ЮKassa
    Кассовый чек приходит на e-mail

ИП Груздев А.В., ИНН 780626855796

Что хранится в карточке контрагента

Тип и наименование

Для каждой записи выбирается тип — «ООО / ЮЛ» или «ИП» — и указывается название. Обязательных полей два: название и юридический адрес, всё остальное заполняется по мере необходимости.

Регистрационные коды

• ИНН — 10 цифр у организации, 12 у предпринимателя; • КПП — только у юридических лиц; • ОГРН или ОГРНИП; • ОКПО, ОКАТО, ОКТМО — для форм, где эти коды предусмотрены. Поля принимают только цифры, поэтому случайная буква или пробел в ИНН не попадут в документ.

Адреса

Юридический и фактический адрес хранятся отдельно. При вводе работают подсказки адресов: начните печатать улицу или город и выберите вариант из списка — адрес запишется в едином формате.

Банковские реквизиты

Название банка, БИК, расчётный и корреспондентский счёт. Эти данные нужны, чтобы покупатель в счёте и акте был указан полностью, и чтобы под рукой были реквизиты поставщика для оплаты.

Контакты

Телефон, e-mail и поле «Для связи», куда удобно записать, как лучше связаться: «бухгалтерия, Анна, только почта», «закрывающие документы — через ЭДО» и т. п.

Файлы к карточке

К карточке можно прикрепить PDF, DOCX, JPG или PNG до 5 МБ — например, скан договора или карточку предприятия. Важно: вложения сохраняются в памяти браузера на этом устройстве и не синхронизируются между компьютерами, поэтому оригиналы держите и в своём архиве.

Автозаполнение реквизитов по ИНН и БИК

Поиск компании по ИНН или названию

Введите ИНН из 10 или 12 цифр — после выхода из поля Doczen найдёт организацию или ИП и заполнит полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН и юридический адрес. Можно начать и с названия: в выпадающем списке появятся подходящие компании.

Откуда берутся данные

Подсказки поступают из сервиса DaData, который собирает сведения из государственных реестров ЕГРЮЛ и ЕГРИП. Данные приходят на момент заполнения карточки и потом сами не обновляются: при смене адреса или КПП у контрагента карточку нужно отредактировать.

Банк по БИК

Введите БИК из 9 цифр или начните печатать название банка — подставятся наименование банка, БИК и корреспондентский счёт. Расчётный счёт контрагента вносится вручную: его знает только сам контрагент.

Что заполняется вручную

ОКПО, ОКАТО и ОКТМО, фактический адрес, расчётный счёт, телефон и e-mail автозаполнение не трогает. Берите их из карточки предприятия, которую присылает контрагент, или из выписки ЕГРЮЛ.

Импорт и экспорт базы

Загрузка из XLSX

Перенесите список клиентов из Excel или учётной программы: файл .xlsx до 10 МБ, обязательный столбец — ИНН. Также распознаются столбцы «Название», «КПП», «Юр. адрес», «Телефон», «Email» и «Связь» — на русском или английском.

Вставка из буфера обмена

Скопируйте диапазон ячеек в Excel или Google Таблицах, щёлкните в нужную ячейку окна импорта и нажмите Ctrl+V. В предпросмотре видны первые 10 строк, остальные загрузятся вместе с ними. Строки без ИНН не импортируются.

Выгрузка

Всю базу или результаты поиска можно скопировать в буфер — таблица вставится в Excel с разбивкой по столбцам — или скачать файлом XLSX. Удобно для резервной копии, передачи бухгалтеру или сверки с другой системой.

Сколько записей

Количество контрагентов тарифом не ограничено — и на бесплатном плане, и на PRO. Большие списки импортируются пачками по 200 строк, прогресс показывается на экране.

Как база работает в документах

Выбор покупателя из списка

В генераторах счёта на оплату, акта, УПД и счёта-фактуры есть выпадающий список сохранённых контрагентов. Выберите нужного — реквизиты покупателя подставятся в документ без копирования из почты и старых файлов. Перед сохранением документа всё равно бегло сверьте подставленные данные: если карточку давно не обновляли, ошибку проще поймать здесь, чем после отправки клиенту.

Сохранение нового клиента из документа

Если клиент новый, заполните его реквизиты прямо в документе и нажмите «Сохранить как контрагента». Запись появится в базе и будет доступна в следующих счетах и актах.

Поиск по базе

Строка поиска в разделе «Контрагенты» ищет по ИНН и названию. В таблице видны все реквизиты: тип, коды, адреса, банк, счета и контакты. В меню каждой строки — редактирование и удаление.

Связь с историей и задачами

В истории документов указан контрагент каждого счёта и акта, а поиск там тоже работает по ИНН и названию. В задачах можно отметить, к какому контрагенту относится задача, — например, «запросить подписанный акт».

Проверка контрагента перед сделкой

Doczen хранит реквизиты, но не проверяет надёжность контрагентов. Проверку проводите в официальных сервисах ФНС.

Зачем проверять

По ст. 54.1 НК РФ расходы и вычеты НДС можно учесть, если сделка реальна, её основная цель — не неуплата налога, а обязательство исполнил сам контрагент по договору или лицо, которому обязательство передано по договору или закону. Документальная проверка нового партнёра помогает показать, что вы проявили должную осмотрительность. Сохраняйте результаты: выписку, скриншоты сервисов ФНС с датой, переписку о полномочиях подписанта. Если через несколько лет налоговая задаст вопросы по сделке, такое досье ответит на них лучше любых объяснений.

Выписка из ЕГРЮЛ и ЕГРИП

На egrul.nalog.ru бесплатно доступна выписка по ИНН или ОГРН: статус (действует, в процессе ликвидации, прекратила деятельность), адрес, руководитель, учредители, виды деятельности. Выписка в PDF подписана усиленной квалифицированной электронной подписью ФНС — её удобно приложить к досье контрагента.

«Прозрачный бизнес»

Сервис pb.nalog.ru показывает сведения о массовости адреса и руководителя, налоговом режиме, среднесписочной численности, уплаченных налогах, наличии налоговой задолженности, а также о дисквалификации руководителя. Это быстрый способ увидеть признаки фирмы-однодневки: адрес, на котором зарегистрированы сотни компаний, нулевую численность или руководителя, числящегося во множестве организаций.

Что ещё запросить

• копию доверенности или документа о полномочиях подписанта; • карточку предприятия с банковскими реквизитами; • бухгалтерскую отчётность — её можно посмотреть в ГИР БО на bo.nalog.ru; • сведения о действующих приостановлениях операций по счетам — сервис ФНС «БАНКИНФОРМ» на service.nalog.ru (нужны ИНН контрагента и БИК его банка).

Кому особенно полезна база контрагентов

Фрилансерам и ИП с постоянными клиентами

Когда каждый месяц выставляешь счета и акты одним и тем же заказчикам, больше всего времени уходит на поиск реквизитов в переписке. В базе карточка клиента заполняется один раз, а в документе остаётся выбрать его из списка и указать услуги.

Бухгалтерам на аутсорсе

У каждого клиента бухгалтера свои покупатели и поставщики. Импорт из XLSX позволяет за несколько минут перенести их список из учётной программы, а поиск по ИНН быстро находит нужную карточку при оформлении документа.

Отделам продаж

Менеджер, который оформляет счёт, видит в карточке не только реквизиты, но и контакт для отправки документов и примечание о том, как с клиентом удобнее работать. Это снижает число писем «пришлите, пожалуйста, ваши реквизиты ещё раз».

Тем, кто переходит из Excel

Если реквизиты сейчас живут в таблице, её не придётся перепечатывать: скопируйте столбцы и вставьте их в окно импорта. А выгрузка в XLSX в любой момент вернёт данные обратно в привычный формат.

Как держать базу в порядке

Одна организация — одна карточка

Перед добавлением найдите контрагента по ИНН. Дубли с разным написанием названия приводят к тому, что в документах оказываются разные реквизиты одного покупателя.

Обособленные подразделения

У филиала тот же ИНН, но свой КПП и часто свой адрес. Если вы выставляете документы на филиал, заведите отдельную карточку и отразите это в названии, например «… (филиал в Казани)».

Обновляйте реквизиты

Сменился юридический адрес, банк или КПП — исправьте карточку до следующего документа. Счёт-фактура с неверным адресом или ИНН покупателя может стать поводом для отказа в вычете НДС, а исправлять уже выданные документы дольше, чем обновить запись.

Персональные данные ИП

ФИО, адрес и телефон предпринимателя — персональные данные. Храните в базе только то, что нужно для документов и связи, и не передавайте выгрузку третьим лицам без необходимости.

Где пригодится база контрагентов

Вопросы и ответы

Заполните реквизиты один раз

Добавьте клиентов и поставщиков по ИНН или импортируйте список из Excel — и выбирайте их в счетах, актах и УПД.

Открыть базу контрагентов