Подпись и печать на акте выполненных работ
Акт — первичный документ, и подписи на нём проверяют строже, чем на счёте. Разбираем, кто и как должен подписать акт, когда нужна печать, что делать, если заказчик молчит, и где изображение подписи уместно, а где лучше расписаться от руки.
| Наименование | Кол. | Цена, ₽ |
|---|---|---|
| Разработка дизайна сайта | 1 | 45 000,00 |
| Вёрстка страниц | 4 | 6 250,00 |
| Настройка хостинга | 1 | 5 000,00 |
- Документов создано
- более 200документов создано в Doczen
- Пользователей
- более 300зарегистрированных пользователей
- Данные хранятся в РФСерверы сервиса размещены в России
- 152-ФЗОбработка персональных данных по закону
- HTTPSШифрованное соединение на всех страницах
- Оплата через ЮKassaКассовый чек приходит на e-mail
ИП Груздев А.В., ИНН 780626855796
Заполните акт и скачайте PDF
Бесплатно и без регистрации. Реквизиты подставятся по ИНН и БИК, суммы и НДС посчитаются автоматически.
Почему подпись на акте обязательна
Акт — первичный учётный документ
Акт выполненных работ или оказанных услуг оформляет факт хозяйственной жизни: исполнитель сдал результат, заказчик его принял. Поэтому на него распространяется ч. 2 ст. 9 402-ФЗ. Среди обязательных реквизитов — должности лиц, совершивших операцию и ответственных за её оформление, и их подписи с указанием фамилий и инициалов. Акт без подписи хотя бы одной из сторон — это проект, а не подтверждение сдачи-приёмки.
Что даёт подписанный акт исполнителю
По договору подряда основанием для оплаты является сдача результата работ заказчику (ст. 711 и 720 ГК РФ), а подписанный акт — главное доказательство этой сдачи. К договору возмездного оказания услуг правила о подряде применяются субсидиарно (ст. 783 ГК РФ), поэтому акт об оказании услуг играет ту же роль. При взыскании долга в суде исполнитель почти всегда начинает с подписанных актов.
Что даёт акт заказчику
Заказчику акт нужен для учёта расходов: по ст. 252 НК РФ расходы должны быть документально подтверждены. На УСН «доходы минус расходы» это особенно чувствительно — без надлежаще подписанного акта налоговая может исключить затраты из базы. При этом подписание акта не лишает заказчика права позже оспорить объём и стоимость работ, если он докажет их завышение: такую позицию сформулировал Президиум ВАС в п. 12 информационного письма от 24.01.2000 № 51.
Кто подписывает
Со стороны каждой организации — руководитель или лицо, уполномоченное доверенностью или приказом. У ИП — сам предприниматель или его представитель по доверенности. Под каждой подписью должна стоять расшифровка и должность. Подпись неуполномоченного сотрудника — частая причина споров о том, был ли результат вообще принят.
Нужна ли печать на акте
Закон печать не требует
Печати нет в перечне обязательных реквизитов первичного документа. А с 7 апреля 2015 года ООО и АО вправе вообще не иметь печати (закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Акт, подписанный уполномоченными лицами без печати, полностью соответствует требованиям 402-ФЗ.
Когда печать всё-таки ставят
Если в форме акта, утверждённой учётной политикой, предусмотрено место для печати, или в договоре прямо сказано, что документы заверяются печатью. Тогда отсутствие печати — нарушение договорённости, и заказчик вправе попросить переоформить акт. Если у организации печать есть, а в договоре о ней ничего не сказано, ставить её на акт можно по желанию — хуже документ от этого не станет.
Чем печать помогает в спорах
Сама по себе печать не делает документ действительным, но служит косвенным доказательством: подписант имел доступ к печати компании и действовал от её имени. Суды учитывают это при оценке полномочий, если доверенности у подписанта не было.
Факсимиле, скан и электронная подпись
Три разных способа «подписать» акт с разными юридическими последствиями.
Факсимиле и наложенное изображение
Изображение подписи, вставленное в PDF, — это факсимиле. По п. 2 ст. 160 ГК РФ оно допускается, если это предусмотрено законом или соглашением сторон. Для первичных документов закон такого порядка не устанавливает, а Минфин в письме от 10.06.2021 № 03-11-11/45946 указал, что акт с факсимильной подписью не подтверждает расходы на УСН. Вывод: акт с наложенной картинкой подписи годится для согласования и обмена, но для учёта у заказчика нужен оригинал с живой подписью или электронный акт в ЭДО.
Скан акта с живой подписью
Сторона расписывается от руки, сканирует акт и отправляет по почте. По п. 2 ст. 434 ГК РФ обмен документами по электронной связи допустим, если можно достоверно установить, что документ исходит от стороны договора. Поэтому в договоре стоит указать адреса почты для обмена и условие, что сканы имеют силу до обмена оригиналами. Оригиналы всё равно нужны: бумажный первичный документ хранят на бумаге.
Электронный акт с ЭП
Первичный документ можно составить в электронном виде, если он подписан электронной подписью (ч. 5 ст. 9 402-ФЗ). Электронный акт, подписанный усиленной квалифицированной подписью через оператора ЭДО, равнозначен бумажному с собственноручной подписью. Простая и неквалифицированная подписи равнозначны ей, только если это предусмотрено законом или соглашением участников (ст. 6 63-ФЗ). Doczen не отправляет акты через операторов ЭДО и не подписывает их электронной подписью.
Что выбрать на практике
• Разовая сделка с новым клиентом — бумажные оригиналы, подписанные от руки, по одному экземпляру каждой стороне. • Постоянный клиент в другом городе — сканы с живой подписью по оговорённой в договоре почте и пересылка оригиналов раз в квартал. • Большой документооборот — ЭДО у вашего оператора. • Предварительное согласование — PDF с наложенными печатью и подписью из Doczen.
Если заказчик не подписывает акт
Односторонний акт
Для подряда это прямо урегулировано п. 4 ст. 753 ГК РФ: при отказе одной из сторон от подписания в акте делается отметка об этом, и акт подписывается другой стороной. Такой акт может быть признан судом недействительным, только если мотивы отказа признаны обоснованными. Суды применяют тот же подход и к услугам.
Сначала — уведомить и пригласить
Односторонний акт работает, только если исполнитель доказал, что сообщил заказчику о завершении работ и передал акт. В п. 8 информационного письма Президиума ВАС № 51 разобран случай, когда подрядчик не уведомил заказчика о готовности результата — и требовать оплату по одностороннему акту не смог. Отправляйте акт так, чтобы осталось подтверждение: письмо с описью вложения, курьер с отметкой о получении, почта с адреса из договора.
Мотивированный отказ
Если заказчик не согласен с результатом, он должен заявить о недостатках при приёмке: по ст. 720 ГК РФ заказчик, принявший работу без проверки, теряет право ссылаться на явные недостатки. Поэтому полезно прописать в договоре срок, в который заказчик подписывает акт или направляет письменный мотивированный отказ, и последствия молчания — работы считаются принятыми.
Как оформить отметку
На акте, который заказчик не подписал, исполнитель делает запись вроде «Акт направлен заказчику такого-то числа, от подписания заказчик отказался, мотивированный отказ не поступил», ставит дату и подпись. К акту прикладывают доказательства отправки. В Doczen такую запись можно добавить на PDF акта текстовым полем в разделе «Подписать файл».
Как подготовить акт с подписью и печатью в Doczen
1. Заполните акт
В генераторе акта укажите номер, дату, место составления, период оказания услуг и договор-основание. Исполнителя и заказчика выберите из «Моих компаний» и базы контрагентов, работы — из справочника услуг. Если счёт уже выставлен, воспользуйтесь кнопкой «Заполнить из счета»: Doczen распознает PDF, DOCX или XLSX до 5 МБ.
2. Укажите подписантов обеих сторон
В блоке «Подписи» добавьте должность и ФИО минимум одного подписанта от исполнителя и одного от заказчика — без ФИО подписантов Doczen не даст сохранить и скачать акт. Можно добавить несколько подписантов с каждой стороны, например руководителя и главного бухгалтера. Расшифровки выводятся под строками подписей.
3. Скачайте PDF или распечатайте
Акт выгружается в PDF, DOCX и XLSX (а для обмена через ЭДО — в XML формата ФНС) и печатается прямо из кабинета. Для бумажного оборота распечатайте два экземпляра и подпишите от руки. Для отправки файлом скачайте PDF.
4. Наложите печать и подпись исполнителя
В разделе «Подписать файл» загрузите PDF, выберите печать из «Моих печатей» и подпись из «Моих подписей», расположите их у строки исполнителя и скачайте файл. Строку заказчика оставьте пустой — её подписывает он сам. Бесплатный тариф позволяет скачать 3 подписанных файла в месяц, PRO — 300.
Частые ошибки при подписании актов
Подпись без расшифровки
Росчерк без ФИО и должности не идентифицирует подписанта и нарушает ч. 2 ст. 9 402-ФЗ. Расшифровку заполняйте в генераторе заранее, а не от руки после печати.
Акт подписан задним числом
Дата акта раньше окончания работ или позже на несколько месяцев. Первичный документ составляется при совершении операции или сразу после её окончания (ч. 3 ст. 9 402-ФЗ). Для длящихся услуг оформляйте акт за каждый месяц или этап.
Картинка подписи вместо оригинала
Исполнитель отправил акт с наложенной подписью, заказчик учёл его в расходах, а оригинал так и не получил. При проверке это слабая позиция. Обменивайтесь оригиналами или переходите на ЭДО.
Неуполномоченный подписант
Акт со стороны заказчика подписал менеджер проекта без доверенности. В споре заказчик может заявить, что работы не принимал. Запрашивайте доверенность или указывайте в договоре лиц, уполномоченных подписывать акты.
Связанные страницы
- Акт выполненных работКак заполнить акт и какие реквизиты в нём обязательны.
- Автозаполнение актаРеквизиты сторон по ИНН и позиции из уже выставленного счёта.
- Печать на счёте на оплатуПочему для счёта требования к подписи мягче, чем для акта.
- Закрывающие документыКогда вместо акта нужен УПД, а когда к акту добавляется счёт-фактура.
- Поставить печать на документНаложение сохранённой печати на любой PDF.
- Подписать PDFКак работает раздел «Подписать файл» для PDF-документов.
- Акт КС-2Акт приёмки для строительных работ, где ст. 753 ГК РФ применяется напрямую.
Вопросы и ответы
Нет. Печать не входит в обязательные реквизиты первичного документа, а ООО и АО с 2015 года вправе не иметь печати. Ставить её нужно, только если это предусмотрено договором или утверждённой формой акта.
Это факсимиле. По ст. 160 ГК РФ оно допустимо, если стороны договорились об этом. Но Минфин считает, что для учёта расходов подпись на первичном документе должна быть собственноручной. Поэтому акт с картинкой подписи подходит для согласования, а для учёта нужен оригинал или электронный акт с ЭП.
Для согласования и как доказательство в суде — да, если в договоре согласован обмен документами по электронной почте. Для бухгалтерского учёта бумажный оригинал нужно получить и хранить не менее пяти лет после отчётного года.
Направьте акт с подтверждением отправки, дождитесь срока приёмки по договору и сделайте на акте отметку об отказе от подписания. По п. 4 ст. 753 ГК РФ такой односторонний акт может быть признан недействительным, только если мотивы отказа заказчика суд признает обоснованными.
Нет. Doczen формирует акт, позволяет распечатать его или скачать и наложить на PDF изображения сохранённых печати и подписи. Квалифицированную электронную подпись и отправку через ЭДО сервис не предоставляет.
В разделе «Подписать файл» DOCX можно открыть и распечатать с наложенными изображениями, но скачивается исходный файл. Чтобы получить файл с печатью, скачайте акт в PDF.
Сам предприниматель или его представитель по доверенности. В строке подписанта указывают «Индивидуальный предприниматель» и ФИО. Печать ИП иметь не обязан, поэтому подписи с расшифровкой достаточно.
Подготовьте акт с подписантами обеих сторон
Создайте акт, скачайте PDF и наложите печать и подпись исполнителя в разделе «Подписать файл».