Первичные документы: реквизиты, формы и генераторы по группам
Первичный документ — основа любой бухгалтерской записи. Объясняем, какие реквизиты требует закон, когда можно отказаться от унифицированных форм и как исправлять ошибки. Ниже — группы документов от кассы до инвентаризации и честный список того, что уже можно заполнить в Doczen.
| Наименование | Кол. | Цена, ₽ |
|---|---|---|
| Разработка дизайна сайта | 1 | 45 000,00 |
| Вёрстка страниц | 4 | 6 250,00 |
| Настройка хостинга | 1 | 5 000,00 |
- Документов создано
- более 200документов создано в Doczen
- Пользователей
- более 300зарегистрированных пользователей
- Данные хранятся в РФСерверы сервиса размещены в России
- 152-ФЗОбработка персональных данных по закону
- HTTPSШифрованное соединение на всех страницах
- Оплата через ЮKassaКассовый чек приходит на e-mail
ИП Груздев А.В., ИНН 780626855796
Что такое первичный учётный документ
Определение по закону
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Факт хозяйственной жизни — это сделка, событие или операция, которые влияют на финансовое положение, финансовый результат или движение денег: продажа, выдача наличных, начисление зарплаты, списание товара, ввод станка в эксплуатацию. Тот же пункт запрещает принимать к учёту документы, которыми оформлены не имевшие места факты, в том числе мнимые и притворные сделки.
Первичный документ и регистр — не одно и то же
Первичный документ фиксирует одну операцию или группу связанных операций. Регистр бухгалтерского учёта (ст. 10 402-ФЗ) систематизирует данные уже оформленных документов: журнал, ведомость, книга, карточка. На практике граница не всегда очевидна. Например, инвентарная карточка ОС-6 или журнал движения товаров ТОРГ-18 по своей роли ближе к регистрам, а общий журнал работ КС-6 — к исполнительной документации стройки. Но все они входят в систему учётных документов организации и подлежат хранению.
Для чего первичка нужна бизнесу
Без первичного документа нельзя сделать бухгалтерскую запись, признать расход для налога на прибыль или УСН «доходы минус расходы» (ст. 252 и 346.16 НК РФ), обосновать списание товара или выплату подотчётному лицу. Кроме того, первичка — главное доказательство в споре с контрагентом или работником: суд смотрит на подписанные акты, накладные, табели и ведомости.
Кто составляет и подписывает
Документ составляет и подписывает лицо, совершившее сделку или операцию, и лицо, ответственное за её оформление. Перечень лиц, имеющих право подписи, утверждает руководитель организации. ФСБУ 27/2021 уточняет, что датой документа считается дата его подписания лицом, совершившим операцию.
Обязательные реквизиты по ч. 2 ст. 9 402-ФЗ
Если хотя бы одного реквизита нет, документ может быть не принят к учёту, а расход — не признан.
Семь реквизитов
• наименование документа; • дата составления; • наименование экономического субъекта, составившего документ; • содержание факта хозяйственной жизни; • величина натурального и (или) денежного измерения с указанием единиц измерения; • наименование должности лица (лиц), совершившего сделку, операцию и ответственного за её оформление, либо ответственного за оформление свершившегося события; • подписи этих лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации.
Дополнительные реквизиты
ФСБУ 27/2021 разрешает включать в первичный документ реквизиты сверх обязательных: номер документа, ссылку на договор, место составления, банковские реквизиты, данные о материально ответственном лице. Их состав организация определяет сама. Отсутствие номера, например, не делает акт недействительным, но затрудняет поиск документа и сверку с контрагентом. Поэтому в генераторах Doczen номер и основание предусмотрены отдельными полями.
Подпись — самый уязвимый реквизит
Подпись без расшифровки и должности, подпись неуполномоченного лица или факсимиле вместо собственноручной подписи — частые причины, по которым налоговые органы снимают расходы. Минфин в письме от 10.06.2021 № 03-11-11/45946 указал, что акт с факсимильной подписью контрагента не подтверждает расходы на УСН. Для электронного первичного документа роль подписи играет электронная подпись (ч. 5 ст. 9 402-ФЗ).
Печать в число реквизитов не входит
Закон не требует ставить печать на первичный документ. С 7 апреля 2015 года, после закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ, ООО и АО вправе не иметь печати вовсе. Если печать предусмотрена в форме, утверждённой вашей учётной политикой, или в договоре с контрагентом, её ставят по этим правилам, а не по требованию закона.
Унифицированные или собственные формы
Свобода выбора с 2013 года
Формы первичных документов утверждает руководитель по представлению лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта (ч. 4 ст. 9 402-ФЗ). Альбомы унифицированных форм Госкомстата с 2013 года обязательными не являются — это подтвердил Минфин в информации № ПЗ-10/2012. Организация может оставить привычные ТОРГ-12, Т-13 и ОС-1, дополнить их нужными строками или разработать собственные бланки. Выбор закрепляется в учётной политике.
Где форма по-прежнему обязательна
Исключение — документы, формы которых установлены другими федеральными законами или органами, уполномоченными на это. Кассовые документы оформляются по формам КО-1 и КО-2: порядок ведения кассовых операций установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Форма счёта-фактуры утверждена постановлением Правительства № 1137, а реквизиты путевого листа определены приказом Минтранса.
Почему унифицированные формы всё ещё популярны
Их понимают контрагенты, банки, суды и проверяющие. Не нужно разрабатывать и согласовывать собственный бланк. В них уже предусмотрены все обязательные реквизиты и типовые строки, например подписи материально ответственных лиц в ТОРГ-12. Поэтому Doczen строит генераторы на основе унифицированных форм там, где они общеприняты.
Правила ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот»
Стандарт утверждён приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н и обязателен с 1 января 2022 года.
Один документ на несколько операций
Первичным документом можно оформить несколько связанных фактов хозяйственной жизни. Типичные примеры — авансовый отчёт по командировке, табель за месяц, акт оказания услуг за период. Это снимает необходимость составлять отдельный документ по каждой ежедневной операции, если договор и учётная политика это допускают.
Как исправлять ошибки
Исправление в первичном документе должно содержать дату исправления и подписи лиц, составивших документ, с фамилиями и инициалами (ч. 7 ст. 9 402-ФЗ). В бумажном документе ошибочный текст зачёркивают так, чтобы его можно было прочитать, и пишут «Исправлено». Электронный документ исправляют составлением нового документа со ссылкой на исправляемый. Подчистки и корректор недопустимы.
Бумага и электронный вид
Документ хранится в том виде, в котором он составлен: бумажный — на бумаге, электронный — в электронном виде. Скан бумажного акта не заменяет его оригинал для целей хранения. Электронный документ должен позволять изготовить его бумажную копию.
Срок хранения
Первичные документы, регистры и отчётность хранят не менее пяти лет после отчётного года (ст. 29 402-ФЗ). Отдельные кадровые документы хранятся значительно дольше, по правилам архивного законодательства. Удобно хранить первичку по месяцам и контрагентам, чтобы при проверке быстро собрать пакет.
Группы первичных документов и что из них есть в Doczen
Только формы, которые сейчас доступны в каталоге «Создать документ».
Продажи и расчёты с контрагентами
Акт выполненных работ и оказанных услуг, УПД со статусом 1 и 2, товарная накладная ТОРГ-12. К этой же группе примыкают счёт-фактура и корректировочный счёт-фактура — налоговые документы, без которых покупатель не получит вычет НДС. Какие документы из этой группы нужны в конкретной сделке, подробно разобрано на странице о закрывающих документах.
Касса
Приходный кассовый ордер КО-1 и расходный кассовый ордер КО-2. Формы утверждены постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88 и остаются обязательными. ИП, которые ведут учёт доходов и расходов, вправе кассовые документы не оформлять (п. 4.1 Указания № 3210-У). Кассовая книга КО-4 (ОКУД 0310004) собирается из сохранённых ПКО и РКО за период: листы по дням с остатком на начало и конец дня, при необходимости — титульный лист и заверительная надпись.
Кадры и зарплата
Табели учёта рабочего времени Т-12 и Т-13, расчётно-платёжная ведомость Т-49, расчётная ведомость Т-51, платёжная ведомость Т-53, лицевой счёт Т-54, приказы о приёме Т-1 и об увольнении Т-8, штатное расписание Т-3 и записка-расчёт об отпуске Т-60. Формы из постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Учёт рабочего времени обязателен для работодателя по ст. 91 ТК РФ. Расчётный листок оформляется по форме, утверждённой работодателем (ст. 136 ТК РФ). Нарядов Т-15 и трудовых договоров в Doczen пока нет.
Подотчёт и транспорт
Авансовый отчёт АО-1 по форме из постановления Госкомстата от 01.08.2001 № 55 — для отчёта сотрудника о потраченных подотчётных деньгах. Путевой лист — для подтверждения использования автомобиля и обоснования расходов на топливо. Отдельного отчёта о расходах с приложением чеков в Doczen нет: чеки прикладываются к бумажному АО-1 по-прежнему.
Склад и товары
Товарная накладная ТОРГ-12, акт о списании товаров ТОРГ-16, приходный групповой отвес ТОРГ-17, журнал учёта движения товаров на складе ТОРГ-18 и товарный отчёт ТОРГ-29. Формы утверждены постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132. Для учёта запасов также применяется ФСБУ 5/2019 «Запасы».
Строительство
Акт о приёмке выполненных работ КС-2, справка о стоимости работ и затрат КС-3, общий журнал работ КС-6 и акт о сдаче в эксплуатацию временного (нетитульного) сооружения КС-8. КС-2 и КС-3 утверждены постановлением Госкомстата от 11.11.1999 № 100. Все четыре формы печатаются на бланках и скачиваются в PDF, КС-2, КС-3 и КС-6 — ещё и в XLSX. Справку КС-3 можно заполнить из сохранённых актов КС-2.
Основные средства и инвентаризация
Акт о приёме-передаче ОС-1, акт о списании ОС-4, инвентарные карточки ОС-6 и ОС-6а, инвентарная книга ОС-6б (постановление Госкомстата от 21.01.2003 № 7). Документы инвентаризации: ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-17 и ИНВ-18 (постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88). Все они печатаются и скачиваются в PDF, ОС-6а, ОС-6б и формы ИНВ — ещё и в XLSX. Учёт ОС ведут по ФСБУ 6/2020, порядок инвентаризации — по ст. 11 402-ФЗ.
Чего в каталоге нет совсем
Doczen не формирует налоговую и бухгалтерскую отчётность — декларации, 6-НДФЛ, баланс, ОСВ — и не ведёт регистры учёта. Акт сверки взаиморасчётов есть, но это не первичный документ: он собирается из ваших отгрузок и отмеченных оплат. Сервис закрывает задачу оформления первичных документов и их печати, а учёт по-прежнему ведётся в вашей бухгалтерской программе.
Как оформлять первичку в Doczen
1. Справочники вместо ручного ввода
Реквизиты своей организации храните в разделе «Мои компании», контрагентов — в базе с поиском и автозаполнением по ИНН. Товары и услуги сохраняются в отдельные справочники с единицами измерения и ценой. В новом документе всё это подставляется из списка, и реквизиты не расходятся между документами.
2. Подписанты с расшифровкой
В генераторах есть поля для должности и ФИО подписантов. Это закрывает два обязательных реквизита из ч. 2 ст. 9 402-ФЗ, которые чаще всего забывают при самостоятельной вёрстке документа в текстовом редакторе.
3. Черновик, печать, скачивание
Любой документ можно сохранить черновиком и вернуться к нему позже. Готовые формы распечатываются или скачиваются в PDF, большинство — ещё и в XLSX, часть (акт, счёт, приказы Т-1 и Т-8, Т-60) — в DOCX, а акт, УПД, счёт-фактура и ТОРГ-12 — в XML формата ФНС. Все созданные документы собираются в истории, где их можно найти и скопировать для следующего периода.
4. Лимиты тарифов
На бесплатном тарифе можно создать 10 документов в месяц и скачать 3. Тариф PRO стоит 490 ₽ за 30 дней или 4680 ₽ за год, после регистрации 7 дней PRO действуют бесплатно. Для бухгалтера, который оформляет первичку за нескольких клиентов, удобнее годовой PRO.
Частые ошибки в первичных документах
Документ оформлен задним числом
Первичный документ составляют при совершении операции или сразу после её окончания (ч. 3 ст. 9 402-ФЗ). Табель, составленный через квартал, или накладная, датированная днём оплаты вместо дня отгрузки, ставят под сомнение реальность операции.
Неутверждённая форма
Бухгалтерия перешла на собственные бланки, но не утвердила их в учётной политике. Формально документ всё равно годится, если содержит все обязательные реквизиты, но при проверке проще показать приказ об утверждении форм, чем объяснять происхождение бланка.
Нечитаемые исправления
Замазанная корректором сумма или переписанная от руки дата без подписи и даты исправления — повод не принять документ к учёту. Если ошибок много, проще составить документ заново и аннулировать ошибочный экземпляр.
Хранение только сканов
Оригиналы бумажных документов выбросили после сканирования. Бумажный первичный документ нужно хранить в бумажном виде весь установленный срок, скан — лишь удобная копия для поиска.
Формы первичных документов
Подробные инструкции по отдельным документам
- Закрывающие документыКакой комплект первички нужен по сделке с товарами или услугами.
- Приходный кассовый ордер КО-1Обязательная форма для приёма наличных в кассу.
- Расходный кассовый ордер КО-2Обязательная форма для выдачи наличных из кассы.
- Кассовая книга КО-4Листы кассовой книги из сохранённых ПКО и РКО с остатками по дням.
- Авансовый отчёт АО-1Первичный документ для отчёта о подотчётных суммах.
- Табель Т-13Учёт рабочего времени, который требует ст. 91 ТК РФ.
- Расчётно-платёжная ведомость Т-49Начисление и выплата зарплаты в одном документе.
- Приказ о приёме Т-1Кадровый приказ о приёме одного или нескольких работников.
- Путевой листПодтверждает использование транспорта и расходы на топливо.
- Doczen для бухгалтеровКак оформлять первичку за нескольких клиентов в одном кабинете.
Вопросы и ответы
Нет, с 2013 года организация вправе разработать собственные формы и утвердить их в учётной политике. Главное — чтобы в документе были все реквизиты из ч. 2 ст. 9 402-ФЗ. Исключение составляют формы, установленные другими нормативными актами, например кассовые ордера КО-1 и КО-2.
Закон печать в число обязательных реквизитов не включает, а ООО и АО с 2015 года вправе не иметь печати. Печать ставят, если она предусмотрена утверждённой формой документа или договором с контрагентом.
Нет, счёт-фактура — налоговый документ, служащий основанием для вычета НДС (ст. 169 НК РФ). Передачу товара или оказание услуги подтверждает накладная или акт. Исключение — УПД со статусом 1: он одновременно выполняет обе функции.
Изображение подписи — это факсимиле, а не электронная подпись. Минфин считает, что подпись на первичном документе должна быть собственноручной, если стороны не договорились об ином. Электронный первичный документ подписывается электронной подписью по 63-ФЗ.
Не менее пяти лет после отчётного года, в котором документ использовался для составления отчётности (ст. 29 402-ФЗ). Для ряда кадровых документов архивное законодательство устанавливает более длительные сроки.
Все формы каталога: акт, УПД, ТОРГ-12, ТОРГ-16, ТОРГ-17, ТОРГ-18, ТОРГ-29, ПКО, РКО, кассовая книга КО-4, АО-1, путевой лист, табели Т-12 и Т-13, ведомости Т-49, Т-51 и Т-53, лицевой счёт Т-54, Т-1, Т-8, Т-3, Т-60, расчётный листок, КС-2, КС-3, КС-6, КС-8, ОС-1, ОС-4, ОС-6, ОС-6а, ОС-6б, ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-17, ИНВ-18, а также счёт-фактура и корректировочный счёт-фактура.
Да. В разделе «Мои компании» можно хранить несколько организаций и ИП и выбирать нужную при создании документа: реквизиты продавца, исполнителя или работодателя подставятся из её карточки.
Оформляйте первичку без ручной вёрстки
Формы по кассе, кадрам, складу и продажам с обязательными реквизитами и подписантами. 7 дней PRO бесплатно после регистрации.