Doczen
Войти
Регистрация

Хранилище документов организации: все счета, акты и накладные в одном списке

Каждый счёт, акт, УПД, накладная или табель, созданные в Doczen, сохраняются в истории документов вашей организации. Находите их по ИНН контрагента, отмечайте оплату, скачивайте PDF и создавайте новый документ на основе старого.

Открыть хранилище
7 дней тарифа PRO бесплатно после регистрации, затем бесплатный тариф с лимитами или PRO от 490 ₽ за 30 дней.
Пример документа
Счёт на оплату № 128
от 7 октября 2026 г.
Реквизиты по ИННPDF · DOCX · 1С
Поставщик
ИП Образцов О.О.
ИНН 000000000000
Покупатель
ООО «Пример»
ИНН 0000000000 · КПП 000000000
НаименованиеКол.Цена, ₽
Разработка дизайна сайта145 000,00
Вёрстка страниц46 250,00
Настройка хостинга15 000,00
Итого к оплате
75 000,00 ₽
Иллюстрация: счёт на оплату с реквизитами сторон, позициями, итогом, печатью и подписью.
Документов создано
более 200документов создано в Doczen
Пользователей
более 300зарегистрированных пользователей
  • Данные хранятся в РФ
    Серверы сервиса размещены в России
  • 152-ФЗ
    Обработка персональных данных по закону
  • HTTPS
    Шифрованное соединение на всех страницах
  • Оплата через ЮKassa
    Кассовый чек приходит на e-mail

ИП Груздев А.В., ИНН 780626855796

Что хранится в истории документов

Документы из генераторов Doczen

В историю попадает всё, что вы создали и сохранили в конструкторах сервиса: счета на оплату, акты, счета-фактуры и корректировочные счета-фактуры, УПД, ТОРГ-12 и другие товарные формы, КС-2 и КС-3, ПКО и РКО, авансовые отчёты, путевые листы, табели Т-12 и Т-13, инвентаризационные описи, акты ОС, карточки организации.

Что хранится вместе с документом

Номер, тип и дата создания, ваша компания и контрагент с ИНН, сотрудник, который оформил документ, а также все введённые данные формы. Поэтому документ можно не только скачать, но и взять за основу для следующего.

Чего здесь нет

История — это архив документов, созданных в Doczen, а не облачный диск. Загрузить в неё произвольный файл, например скан договора или PDF из другой программы, нельзя. Подписанные оригиналы с живыми подписями или электронной подписью храните в своём архиве или у оператора ЭДО.

Где видны документы

Раздел «История документов» доступен в личном кабинете с любого устройства после входа. Сотрудники аккаунта работают с общим списком, а в столбце «Сотр.» видно, кто создал каждый документ.

Поиск, фильтры и статусы

Поиск по ИНН и названию

Одна строка поиска находит документы и по контрагенту, и по вашей компании: введите ИНН или часть названия. Это быстрее, чем вспоминать номер счёта или дату. Если вы ведёте несколько своих организаций, поиск по ИНН собственной компании покажет документы только по ней.

Фильтр по типу документа

В фильтре отмечаются только те типы документов, которые есть в вашей истории. Оставьте, например, только счета на оплату и акты, чтобы подготовить сверку с клиентом, или только кассовые документы для проверки кассы.

Статусы документа

Каждому документу можно присвоить статус прямо в таблице: • Черновик; • Отправлен; • Оплачен; • Не оплачен. Статусы помогают видеть неоплаченные счета и документы, которые ещё не ушли клиенту.

Удобная таблица

В таблице видны номер, тип, статус, даты создания и отправки, сотрудник, контрагент и ваша компания. Можно выбрать, сколько строк показывать на странице, или вывести все сразу. Ширину столбцов можно менять — Doczen запоминает её для вашего аккаунта.

Что можно сделать с документом

Скачать PDF и распечатать

Из меню строки документ открывается в PDF для скачивания или печати. Скачивания учитываются в лимите тарифа: на бесплатном плане — 3 в месяц, на PRO ограничений нет.

Скопировать в новый

Команда «Скопировать в новый» открывает генератор нужного типа с данными выбранного документа. Удобно для ежемесячных счетов и актов одному клиенту: меняете номер, период и суммы, а реквизиты и позиции уже на месте. Исходный документ при этом не меняется.

Отправить контрагенту

Документ можно отправить по e-mail из истории с темой и сопроводительным текстом и при желании приложить PDF. Есть и другие способы: скопировать публичную ссылку на документ или открыть системное меню «Поделиться» на телефоне.

Посмотреть данные формы

Пункт «Открыть JSON» показывает все сохранённые поля документа в структурированном виде. Это пригодится, если нужно перенести данные в другую систему или разобраться, что именно было указано в документе.

Сколько хранить документы организации

Сроки установлены законом и не зависят от того, где создан документ. Ниже — основные правила; специальные сроки для отдельных документов уточняйте в Перечне Росархива.

Первичка и бухгалтерская отчётность

Первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта и бухгалтерскую отчётность хранят не менее пяти лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Документы об учётной политике, стандарты экономического субъекта и документы о кодировании — не менее пяти лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления отчётности.

Налоговые документы

Данные бухгалтерского и налогового учёта и другие документы, нужные для исчисления и уплаты налогов, — в том числе подтверждающие доходы, расходы и уплату налогов, — хранят пять лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Документы, подтверждающие убыток, хранят весь срок, пока убыток уменьшает налоговую базу (п. 4 ст. 283 НК РФ).

Кадровые документы

Документы по личному составу — трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении, личные карточки — хранят 50 лет, если дела закончены после 1 января 2003 года, и 75 лет — если раньше (ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле»). Табели учёта рабочего времени при обычных условиях труда и графики отпусков хранят 5 лет (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Когда срок начинает течь

Срок хранения бухгалтерских документов считают с 1 января года, следующего за отчётным. Счёт-фактуру за март 2026 года нужно хранить минимум до конца 2031 года. Если в отношении документа идёт проверка или спор, уничтожать его нельзя и по истечении срока.

Как организовать архив, если документы создаются в Doczen

Doczen — рабочий архив, а не единственная копия

История удобна для ежедневной работы: найти счёт, повторить акт, проверить, что отправлено клиенту. Для обязательного хранения регулярно скачивайте PDF значимых документов — например, раз в квартал после закрытия периода — и сохраняйте их в архиве компании.

Где хранить подписанные оригиналы

Бумажные документы с подписями сторон храните в папках по периодам и контрагентам. Электронные документы, подписанные ЭП, — вместе с файлами подписи: при обмене через оператора ЭДО они остаются в его системе, их стоит выгружать в свой архив.

Отметки о статусе

Используйте статусы «Отправлен» и «Оплачен» как контроль: в конце месяца отфильтруйте счета и посмотрите, какие из них всё ещё «Не оплачен». Это не заменяет банковскую выписку, но помогает не забыть про дебиторку.

Единые реквизиты

Чтобы документы в истории легко находились по ИНН, создавайте их с компаниями из «Моих компаний» и контрагентами из базы. Тогда поиск по ИНН покажет все документы клиента за любой период.

Сценарии работы с историей документов

Ежемесячный счёт и акт одному клиенту

Найдите прошлый счёт по ИНН клиента, нажмите «Скопировать в новый», поменяйте номер, дату и период оказания услуг. Затем так же скопируйте акт. Вся операция занимает пару минут, а реквизиты и формулировки услуг остаются такими же, как в предыдущем месяце.

Запрос налоговой или аудитора

Если запросили документы по конкретному контрагенту, введите его ИНН и отфильтруйте нужные типы: счета-фактуры, УПД, акты. Список готов к выгрузке — останется скачать PDF и проверить, что подписанные оригиналы на месте.

Акт сверки и контроль дебиторки

Перед сверкой расчётов с клиентом отберите его счета и отметьте статусом «Оплачен» те, по которым пришли деньги. Неоплаченные счета сразу видны, и их проще обсудить с контрагентом, чем искать в почте. Отгрузочные документы и отмеченные оплаты затем подтягиваются в генератор акта сверки взаиморасчётов кнопкой «Заполнить из документов и оплат».

Передача дел бухгалтеру

Новому бухгалтеру или сотруднику не нужно пересылать папки с файлами: достаточно доступа к аккаунту. В истории он увидит, кто и когда создал каждый документ, на какую компанию и какому контрагенту он выставлен.

Безопасность и доступ

Доступ только после входа

История документов открывается только в личном кабинете. Документы одной организации не видны пользователям других аккаунтов.

Сотрудники

В аккаунте могут работать сотрудники: лимит на бесплатном тарифе — 1, на PRO — 3. Каждый документ в истории подписан именем создавшего его сотрудника.

Публичные ссылки

Публичная ссылка открывает документ любому, у кого она есть. Отправляйте её только адресату и не публикуйте в открытых чатах — для внутренних задач лучше скачать PDF.

Тарифы

Хранение истории доступно на всех тарифах. Бесплатно — 10 созданных документов и 3 скачивания в месяц, PRO — 490 ₽ за 30 дней или 4680 ₽ за год. После регистрации 7 дней PRO действуют бесплатно.

Документы, которые чаще всего лежат в хранилище

Вопросы и ответы

Все документы организации — под рукой

Создавайте счета, акты и накладные в Doczen, а история сохранит их с поиском по ИНН и статусами оплаты.

Перейти в историю документов