Документы для ИП: счета, акты, УПД и кадровые формы в 2026 году
Индивидуальному предпринимателю не нужна бухгалтерская отчётность, но без счетов, актов и накладных не обойтись: их просят заказчики, банк и налоговая. Разбираем, какие документы ИП оформляет в 2026 году на каждом налоговом режиме, и где их быстро подготовить.
| Наименование | Кол. | Цена, ₽ |
|---|---|---|
| Разработка дизайна сайта | 1 | 45 000,00 |
| Вёрстка страниц | 4 | 6 250,00 |
| Настройка хостинга | 1 | 5 000,00 |
- Документов создано
- более 200документов создано в Doczen
- Пользователей
- более 300зарегистрированных пользователей
- Данные хранятся в РФСерверы сервиса размещены в России
- 152-ФЗОбработка персональных данных по закону
- HTTPSШифрованное соединение на всех страницах
- Оплата через ЮKassaКассовый чек приходит на e-mail
ИП Груздев А.В., ИНН 780626855796
Какие документы нужны ИП и в каких ситуациях
Набор документов зависит не от статуса ИП, а от того, с кем вы работаете, есть ли у вас сотрудники, наличные и транспорт.
Работа с компаниями и другими ИП
Почти каждая сделка с бизнесом проходит по одной схеме: счёт на оплату → оплата на расчётный счёт → закрывающий документ. Для услуг и работ закрывающим документом служит акт, для товаров — товарная накладная ТОРГ-12 или УПД. Заказчику эти бумаги нужны, чтобы учесть расходы, а вам — чтобы подтвердить доход и в случае спора доказать, что работа принята.
Продажа товаров
При отгрузке товара покупателю-организации оформляют накладную ТОРГ-12 или УПД. ИП, не являющийся плательщиком НДС, выставляет УПД со статусом 2 — это только первичный документ, без функции счёта-фактуры. Если вы платите НДС (ОСНО или УСН с доходом выше порога), используйте УПД со статусом 1 или пару «накладная + счёт-фактура».
Работа с физлицами
Гражданам вместо закрывающих документов выдают кассовый чек: при расчётах с физлицами ИП на УСН и ОСНО по общему правилу применяет онлайн-кассу (54-ФЗ), исключения перечислены в ст. 2 этого закона. Счёт и акт для физлица допустимы, но кассовый чек они не заменяют.
Наёмные сотрудники
Как только ИП заключает трудовой договор, появляются обязанности работодателя: учёт рабочего времени (ст. 91 ТК РФ), выплата зарплаты не реже двух раз в месяц (ст. 136 ТК РФ), расчётные документы и отпуска. Типовой набор: табель Т-12 или Т-13, расчётно-платёжная ведомость Т-49 или расчётная ведомость Т-51, лицевой счёт Т-54, записка-расчёт об отпуске Т-60.
Наличные деньги
ИП, который ведёт учёт доходов или доходов и расходов по правилам НК РФ, вправе не оформлять приходные и расходные кассовые ордера и не вести кассовую книгу — это прямо разрешено п. 4.1 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. ПКО и РКО остаются полезными, когда наличные передаёт работник или нужно документально подтвердить выдачу денег под отчёт.
Подотчёт и транспорт
Если сотрудник ИП покупает что-то за наличные или ездит в командировку, траты оформляют авансовым отчётом АО-1. Для автомобиля, на котором возят грузы или людей для бизнеса, нужен путевой лист: для расходов на топливо при УСН «доходы минус расходы» и ОСНО это основной подтверждающий документ.
Налоги и документы ИП в 2026 году
Ключевые цифры по режимам, которые влияют на документооборот. Перед важными решениями сверяйтесь с актуальным текстом НК РФ.
УСН: лимиты и НДС
Ставки — 6% с доходов или 15% с разницы между доходами и расходами (регионы вправе снижать). Лимит дохода для применения УСН в 2026 году — 490,5 млн ₽ с учётом коэффициента-дефлятора 1,090. С 2025 года упрощенцы стали плательщиками НДС. В 2026 году освобождение по ст. 145 НК РФ получают те, чей доход за 2025 год не превысил 20 млн ₽. Федеральный закон от 04.07.2026 № 228-ФЗ сохранил порог 20 млн ₽ и на 2027–2029 годы. Освобождённые упрощенцы счета-фактуры не составляют.
УСН: если НДС всё-таки есть
При доходе выше порога можно выбрать специальную ставку 5% (доход до 272,5 млн ₽) или 7% (до 490,5 млн ₽) без права на вычет входного НДС либо общие ставки 22% и 10% с вычетами. В обоих случаях покупателям выставляют счета-фактуры или УПД со статусом 1, ведут книгу продаж и подают декларацию по НДС. Декларацию по УСН ИП сдаёт до 25 апреля, налог за год платит до 28 апреля.
Патент (ПСН)
Патент привлекателен фиксированной стоимостью, но лимит доходов с 2026 года снижен: не более 20 млн ₽ в год, причём доходы по ПСН и УСН считаются вместе. По действующей редакции НК РФ в 2027 году лимит составит 15 млн ₽, с 2028 года — 10 млн ₽. На патенте ИП ведёт книгу учёта доходов. Счета, акты и накладные заказчикам оформляются так же, как на УСН.
АУСН
Автоматизированная упрощёнка: 8% с доходов или 20% с разницы, лимит 60 млн ₽ дохода в год и не более 5 работников. Налог считает ФНС по данным уполномоченного банка, отчётность по налогу не сдаётся, а ИП на АУСН не платит фиксированные взносы за себя. Первичные документы контрагентам всё равно нужны. Режим действует не во всех регионах — проверьте, введён ли он законом вашего субъекта.
НПД для ИП
ИП может перейти на налог на профессиональный доход: 4% с доходов от физлиц, 6% — от компаний и ИП, лимит 2,4 млн ₽ в год. Ограничения жёсткие: нельзя иметь работников по трудовым договорам и перепродавать товары. На каждое поступление формируется чек в «Мой налог». Подробнее — на странице для самозанятых.
ОСНО
На общем режиме ИП платит НДФЛ по прогрессивной шкале от 13 до 22% и НДС по ставке 22% (10% и 0% — для отдельных операций). Это самый «бумажный» вариант: счета-фактуры на отгрузки и авансы, книги покупок и продаж, декларации 3-НДФЛ и по НДС. ОСНО обычно выбирают, когда крупные покупатели требуют входной НДС к вычету.
Страховые взносы за себя
Фиксированные взносы ИП за 2026 год — 57 390 ₽, срок уплаты — не позднее 28 декабря 2026 года. С дохода свыше 300 000 ₽ дополнительно платится 1%, но не более 321 818 ₽ за 2026 год; срок — до 1 июля 2027 года. Обязанность платить фиксированную часть зависит от статуса ИП, а не от наличия выручки. На АУСН и НПД фиксированных взносов нет.
Печать и бухучёт
Печать ИП никогда не была обязательной: на документах достаточно подписи с расшифровкой. Если печать есть и её использование закреплено в договоре, ставьте её единообразно. Бухгалтерский учёт и бухотчётность ИП не ведёт (ст. 6 402-ФЗ) — вместо этого книга учёта доходов и расходов по своему режиму. При этом первичные документы хранят не менее 5 лет: они подтверждают доходы и расходы при проверке.
Типичные цепочки документов ИП
Готовые маршруты для самых частых сделок — от выставления счёта до архива.
Услуги компании, ИП без НДС
• Договор или оферта с ценой и сроками. • Счёт на оплату с пометкой «Без НДС» и ссылкой на основание. • Оплата на расчётный счёт. • Акт выполненных работ или оказанных услуг, подписанный обеими сторонами. • Запись дохода в КУДиР на дату поступления денег.
Поставка товара, ИП без НДС
• Счёт на оплату или договор поставки со спецификацией. • Предоплата или отсрочка — по условиям договора. • При отгрузке — УПД со статусом 2 или ТОРГ-12 с подписью получателя. • При возврате или пересорте — корректировка документов и новая накладная.
ИП на УСН с НДС 5% или 7%
• Счёт с выделенной суммой НДС по выбранной ставке. • При получении аванса — счёт-фактура на аванс в течение 5 календарных дней. • При отгрузке — УПД со статусом 1 либо акт или накладная плюс счёт-фактура. • При изменении цены или количества — корректировочный счёт-фактура, при ошибке — исправительный.
Месяц работы с сотрудниками
• Табель Т-12 или Т-13 с ежедневными отметками явок, больничных и отпусков. • Аванс за первую половину месяца и окончательный расчёт — через ведомость Т-49 или Т-51. • Перед отпуском — записка-расчёт Т-60. • Итоги года — в лицевых счетах Т-54.
Что ИП может оформить в Doczen
Генераторы доступны после регистрации. Реквизиты компании и контрагентов заполняются один раз и подставляются во все документы.
Продажи и закрывающие документы
Счёт на оплату, акт, УПД со статусом 1 и 2, счёт-фактура, корректировочный счёт-фактура, товарная накладная ТОРГ-12 — с печатью и скачиванием в PDF и XLSX, а для акта, УПД, счёта-фактуры и ТОРГ-12 ещё и в XML формата ФНС. Акт сверки взаиморасчётов собирается из ваших документов и отмеченных оплат по контрагенту за период. В строках можно выбрать «Без НДС» или ставку 0, 5, 7, 10, 20 или 22%. Сумма прописью и итоги считаются автоматически.
Кадры и зарплата
Табели Т-12 и Т-13, ведомости Т-49, Т-51 и Т-53, лицевой счёт Т-54, приказы о приёме Т-1 и об увольнении Т-8, штатное расписание Т-3, записка-расчёт об отпуске Т-60 с расчётом среднего заработка и расчётный листок — с печатью и скачиванием в PDF, а также в XLSX или DOCX в зависимости от формы. Трудовой договор в Doczen пока не формируется — его готовят по собственному шаблону. Зарплату, НДФЛ и взносы сервис не рассчитывает: суммы переносятся из вашего расчёта.
Касса, подотчёт, транспорт
ПКО и РКО по формам КО-1 и КО-2, авансовый отчёт АО-1, путевой лист автомобиля с маршрутами, отметками механика и медработника и учётом топлива. Если ИП всё же ведёт кассовую книгу КО-4, её можно собрать из сохранённых ПКО и РКО за период. Книгу учёта доходов и расходов и налоговые декларации сервис не формирует.
Реквизиты по ИНН и справочники
Добавьте своё ИП в «Мои компании»: по ИНН подтянутся наименование, ОГРНИП и адрес, по БИК — данные банка. Контрагенты сохраняются в базе, товары и услуги — в справочниках, чтобы не набирать позиции заново. Можно вести несколько своих компаний в одном аккаунте и выбирать нужную при создании документа.
Подпись и печать
Изображения подписи и печати сохраняются в кабинете и подставляются в документы; готовый PDF или DOCX можно подписать на странице «Поставить подпись». Это визуальное факсимиле, а не электронная подпись по 63-ФЗ: его юридическая сила зависит от договорённости сторон (ст. 160 ГК РФ). Для обмена через ЭДО документ подписывают квалифицированной подписью у оператора.
Тарифы
Бесплатный тариф: 10 созданных документов и 3 скачивания в месяц — достаточно для ИП с парой постоянных клиентов. PRO стоит 490 ₽ за 30 дней или 4680 ₽ за год: 300 документов в месяц, скачивание без ограничений, до 3 сотрудников в аккаунте и доступ к API. Первые 7 дней после регистрации PRO работает бесплатно.
Чек-лист ИП на каждый месяц
По клиентам
• Все ли оплаты закрыты актами или накладными. • Подписаны ли акты с обеих сторон — неподписанный акт по истечении срока в договоре стоит зафиксировать письмом. • Совпадают ли суммы в счёте, акте и платёжке. • Отражён ли доход в КУДиР в день поступления денег.
По налогам и персоналу
• Не приближается ли доход к порогу НДС 20 млн ₽ или к лимиту патента. • Перечислены ли зарплата и НДФЛ в установленные сроки. • Закрыт ли табель за месяц до расчёта зарплаты. • Учтены ли уведомления об исчисленных налогах и взносах для ЕНП.
Частые ошибки ИП в документах
«Без НДС» без основания
С 2025 года упрощенец не может просто написать «Без НДС»: покупатель и банк вправе спросить, на каком основании. Указывайте конкретную норму — например, освобождение по ст. 145 НК РФ — или режим ПСН.
Акт подписан только исполнителем
Односторонний акт слабо подтверждает приёмку. Если заказчик молчит, используйте механизм из договора: срок на возражения и условие, что при их отсутствии работы считаются принятыми.
Неверный ОГРНИП или старый счёт
После смены банка или адреса легко забыть обновить реквизиты в шаблоне. Храните реквизиты в одном месте — в карточке компании — и проверяйте их перед выставлением счёта.
Нет табеля при наличии работников
Учёт рабочего времени — обязанность любого работодателя, включая ИП. Без табеля сложно обосновать начисленную зарплату, сверхурочные и отпускные при проверке инспекции труда.
Документы и инструменты для ИП
- Счёт на оплатуС него начинается почти каждая сделка ИП с компанией.
- Акт выполненных работГлавный закрывающий документ для услуг и работ.
- УПД со статусом 2Накладная и акт в одной форме для ИП без НДС.
- Табель Т-13Учёт рабочего времени, если у ИП появились сотрудники.
- Ведомость Т-49Начисление и выплата зарплаты работникам ИП.
- Приказ о приёме Т-1Оформление первого наёмного работника.
- ПКОПриходный ордер, когда наличные всё-таки нужно оформить.
- Калькулятор УСНОценка налога на упрощёнке с учётом взносов.
- Выбор системы налогообложенияСравнение режимов перед регистрацией ИП или сменой режима.
Вопросы и ответы
Нет. Закон не обязывает ИП заводить печать, на документах достаточно подписи с расшифровкой. Печать нужна только тогда, когда это прямо предусмотрено договором с контрагентом.
Нет, если ИП ведёт налоговый учёт доходов или доходов и расходов: п. 4.1 Указания Банка России № 3210-У освобождает его от оформления кассовых документов и ведения кассовой книги. Оформлять их по желанию не запрещено.
Если доход за 2025 год не превысил 20 млн ₽, ИП освобождён от НДС автоматически и счета-фактуры не выставляет. При превышении порога придётся платить НДС по ставке 5%, 7% или по общим ставкам. Освобождение теряется и в течение года, если доход превысит 20 млн ₽.
Фиксированные взносы — 57 390 ₽ до 28 декабря 2026 года и 1% с дохода свыше 300 000 ₽, но не более 321 818 ₽, до 1 июля 2027 года. На АУСН и НПД фиксированных взносов нет.
Оплата подтверждает расчёт, но не приёмку результата. Заказчику-организации акт нужен для учёта расходов, а вам — для защиты в споре о качестве и сроках. Для услуг акт стоит оформлять всегда, если договор не предусматривает иного.
Да. В разделе «Мои компании» можно добавить несколько организаций и ИП, а при создании документа выбрать, от чьего имени он выставляется. Реквизиты подтягиваются по ИНН.
Нет. Doczen формирует документы для печати и скачивания, а подпись и печать в них — это изображения. Акт, УПД, счёт-фактуру и ТОРГ-12 можно скачать в XML формата ФНС и загрузить в сервис оператора ЭДО, где документ подписывают квалифицированной электронной подписью. PDF можно отправить клиенту по e-mail или ссылкой из истории документов.
Подготовьте документы ИП за несколько минут
Зарегистрируйтесь, добавьте реквизиты по ИНН и выберите нужный документ: счёт, акт, УПД, табель или ведомость.