Doczen
Войти
Регистрация

Авансовый отчёт по форме АО-1 — заполнить онлайн

Внесите выданный аванс и подтверждающие документы — Doczen посчитает, сколько израсходовано и какой остаток нужно вернуть в кассу или возместить сотруднику, и выведет отчёт на бланке АО-1.

Создать авансовый отчёт
7 дней тарифа PRO бесплатно после регистрации, затем бесплатный тариф с лимитами или PRO от 490 ₽ за 30 дней.
Пример документа
Счёт на оплату № 128
от 7 октября 2026 г.
Реквизиты по ИННPDF · DOCX · 1С
Поставщик
ИП Образцов О.О.
ИНН 000000000000
Покупатель
ООО «Пример»
ИНН 0000000000 · КПП 000000000
НаименованиеКол.Цена, ₽
Разработка дизайна сайта145 000,00
Вёрстка страниц46 250,00
Настройка хостинга15 000,00
Итого к оплате
75 000,00 ₽
Иллюстрация: счёт на оплату с реквизитами сторон, позициями, итогом, печатью и подписью.
Документов создано
более 200документов создано в Doczen
Пользователей
более 300зарегистрированных пользователей
  • Данные хранятся в РФ
    Серверы сервиса размещены в России
  • 152-ФЗ
    Обработка персональных данных по закону
  • HTTPS
    Шифрованное соединение на всех страницах
  • Оплата через ЮKassa
    Кассовый чек приходит на e-mail

ИП Груздев А.В., ИНН 780626855796

Что такое авансовый отчёт и кто его составляет

Отчёт о потраченных подотчётных деньгах

Авансовый отчёт — документ, которым работник подтверждает, на что потрачены деньги, выданные ему под отчёт. К отчёту прикладывают чеки, бланки строгой отчётности, билеты и другие подтверждающие документы, а бухгалтерия на его основании списывает задолженность подотчётного лица и признаёт расходы.

Когда без него не обойтись

• служебная командировка: проезд, проживание, суточные; • закупка канцелярии, хозяйственных товаров или запчастей за наличные; • оплата представительских расходов; • почтовые отправления, топливо, мелкие услуги, оплаченные сотрудником; • расходы, которые работник оплатил своими деньгами и просит возместить.

Кто участвует в оформлении

Лицевую сторону заполняет бухгалтерия: организацию, данные сотрудника, назначение аванса и сумму выданных денег. Подотчётное лицо на оборотной стороне перечисляет подтверждающие документы. Бухгалтер проверяет отчёт и указывает принятые суммы, а руководитель утверждает отчёт своей подписью.

Чем заканчивается отчёт

Если израсходовано меньше, чем выдано, работник возвращает остаток в кассу по приходному кассовому ордеру или на расчётный счёт. Если расходы превысили аванс, организация возмещает перерасход — по расходному ордеру или переводом на карту. После этого задолженность по счёту 71 закрывается.

Правовая основа и сроки

Форма АО-1

Унифицированная форма авансового отчёта АО-1 (ОКУД 0302001) утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. С 2013 года её применение необязательно: по ст. 9 закона № 402-ФЗ организация может утвердить свою форму в учётной политике. На практике АО-1 остаётся самым распространённым вариантом — её понимают и бухгалтеры, и проверяющие.

Три рабочих дня на отчёт

Пункт 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У обязывает подотчётное лицо предъявить авансовый отчёт с подтверждающими документами не позднее трёх рабочих дней после истечения срока, на который выданы деньги, или со дня выхода на работу. Проверку отчёта, его утверждение и окончательный расчёт проводят в срок, установленный руководителем.

Порядок выдачи денег под отчёт

Наличные под отчёт выдают по распорядительному документу организации или по письменному заявлению работника с указанием суммы и срока. Наличие непогашенной задолженности по прежнему авансу с 2017 года не мешает выдать новый. Срок, на который выдаются деньги, указывают в заявлении или приказе — от него и отсчитываются три рабочих дня.

Командировочные расходы

Особенности командировок определены Положением, утверждённым постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Суточные не облагаются НДФЛ в пределах 700 рублей за день командировки по России и 2500 рублей за день заграничной командировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суммы сверх этих пределов включаются в доход работника.

Реквизиты авансового отчёта

Что указывается на лицевой и оборотной сторонах формы АО-1

Лицевая сторона

• наименование организации и код по ОКПО; • номер и дата отчёта; • структурное подразделение; • фамилия и инициалы подотчётного лица, должность, табельный номер; • назначение аванса; • предыдущий аванс (остаток или перерасход), получено, итого, израсходовано, остаток или перерасход; • отметки бухгалтерии о проверке и утверждении руководителем.

Оборотная сторона

Перечень документов, подтверждающих расходы: порядковый номер, дата и номер документа, наименование документа или расхода, сумма по отчёту и сумма, принятая к учёту. Отдельными графами отражают счёт, по дебету которого списываются расходы.

Подписи

Отчёт подписывают подотчётное лицо, бухгалтер, проверивший отчёт, главный бухгалтер и руководитель, который его утверждает. Отрывную расписку о приёме отчёта с указанием количества документов и листов бухгалтер передаёт работнику.

Какие документы принимают к отчёту

Расходы подтверждают кассовые чеки, бланки строгой отчётности, электронные билеты с маршрут-квитанцией и посадочным талоном, счета гостиниц, товарные чеки. Документ должен позволять понять, что куплено, у кого и когда. Без подтверждения расход нельзя признать в налоговом учёте, а сумма может остаться задолженностью работника.

Как заполнить авансовый отчёт в Doczen

1. Выберите организацию

В блоке «Моя компания» выберите компанию из раздела «Мои компании» — подставятся наименование и код по ОКПО. Для разовой компании выберите «Ввести вручную». Затем укажите номер отчёта, дату и при необходимости структурное подразделение.

2. Данные подотчётного лица

В разделе «Подотчётное лицо» заполните ФИО, должность и табельный номер. В разделе «Назначение и период» опишите, на что выдан аванс, — например «Командировка» или «Хозяйственные расходы». Для командировки укажите место и период с какой по какую дату.

3. Выданный аванс

Укажите сумму, выданную под отчёт, дату выдачи и документ-основание: номер расходного кассового ордера, платёжного поручения или заявления. Эти данные нужны, чтобы бухгалтерия связала отчёт с конкретной выдачей.

4. Расходы по документам

Каждый подтверждающий документ — отдельная строка: дата, вид документа (чек, БСО, счёт, квитанция), номер, поставщик, назначение расхода, сумма и при наличии НДС. Строки добавляются кнопкой «Добавить строку». Под таблицей генератор сразу показывает выдано, израсходовано, сумму НДС и сальдо: положительное — остаток к возврату, отрицательное — перерасход.

5. Приложения и подписи

Укажите количество приложенных документов и листов, при необходимости — примечание. В разделе «Подписи» впишите фамилии бухгалтера, руководителя и подотчётного лица для расшифровок на бланке. Оригиналы чеков прикладываются к распечатанному отчёту — загрузить их в генератор нельзя.

6. Печать и скачивание

Сохраните черновик в истории документов, распечатайте отчёт или скачайте его в PDF или XLSX. Печатная форма повторяет бланк АО-1: на лицевой стороне — показатели аванса, остаток или перерасход, сумма к утверждению прописью и бухгалтерская запись, на оборотной — все строки расходов без ограничения количества, шапка таблицы повторяется на каждой странице. В XLSX лицевая и оборотная стороны лежат на двух листах, итоги посчитаны формулами.

Ошибки, из-за которых отчёт возвращают

Пропущенный срок

Если отчёт не сдан в течение трёх рабочих дней, задолженность работника остаётся непогашенной. Неизрасходованный и своевременно не возвращённый аванс работодатель вправе удержать из зарплаты по ст. 137 ТК РФ, если распоряжение издано не позднее месяца со дня окончания срока возврата и работник не оспаривает удержание. Общий размер удержания ограничен 20% от выплаты (ст. 138 ТК РФ).

Чек без расшифровки покупки

Кассовый чек с одной строкой «Товар» не показывает, что именно куплено. Попросите у продавца чек с наименованиями или товарный чек к нему, а в графе «Назначение/описание» кратко поясните расход.

Неправильный НДС

НДС из чека указывают, только если он выделен в документе. Для вычета по обычным покупкам нужен счёт-фактура, а по расходам на проезд и проживание в командировке вычет возможен на основании билетов и счетов гостиниц с выделенной суммой налога (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Суточные посчитаны не по датам поездки

Суточные не требуют чеков, но их количество должно совпадать с фактическими днями командировки, включая выходные и дни в пути. Дни определяют по проездным документам, а при поездке на служебном транспорте — по путевому листу или служебной записке. Размер суточных устанавливается локальным актом организации.

Отчёт без утверждения руководителя

Неутверждённый отчёт не является основанием для списания задолженности. Убедитесь, что руководитель подписал отчёт, а бухгалтер отметил принятые к учёту суммы. Только после этого оформляют возврат остатка или выплату перерасхода.

Возврат остатка, хранение и архив

Возврат остатка в кассу

Остаток аванса принимают по приходному кассовому ордеру КО-1 с выдачей квитанции работнику. В основании ордера удобно указать номер и дату авансового отчёта — так операции легко связать при проверке кассы.

Возмещение перерасхода

Перерасход выплачивают по расходному кассовому ордеру КО-2 или переводом на карту работника. Возмещение подтверждённых расходов в пределах утверждённого отчёта не считается доходом работника.

Сколько хранить

Авансовые отчёты вместе с подтверждающими документами хранятся не менее пяти лет после отчётного года (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Документы, подтверждающие налоговые расходы, должны быть доступны весь период, за который может пройти налоговая проверка.

Отчёты в кабинете

Каждый сохранённый отчёт попадает в историю документов Doczen. Его можно открыть, исправить и распечатать заново, а также использовать как основу для следующего отчёта того же сотрудника — достаточно поменять период и строки расходов.

Связанные документы

Вопросы и ответы

Подготовьте авансовый отчёт за несколько минут

Внесите аванс и чеки, проверьте остаток или перерасход и распечатайте отчёт на бланке АО-1 для подписи.

Заполнить АО-1