Создать акт выполненных работ, онлайн и бесплатно

Акт выполненных работ (оказанных услуг) — это первичный бухгалтерский документ, который подтверждает факт выполнения работ или оказания услуг по договору и принятие их заказчиком. Документ подписывается обеими сторонами и служит основанием для оплаты, отражения расходов в бухгалтерском и налоговом учёте. Акт защищает интересы обеих сторон: исполнитель подтверждает выполнение обязательств, а заказчик фиксирует отсутствие претензий к качеству работ.

Законодательно акт обязателен только по договору строительного подряда согласно п. 4 ст. 753 ГК РФ. В остальных случаях акт не является строго обязательным, но фактически используется во всех сферах услуг для подтверждения выполнения работ и служит основанием для принятия расходов в налоговом учёте. Без акта у заказчика могут возникнуть сложности с подтверждением расходов при налоговой проверке.

С 1 января 2026 года отменены электронные форматы акта выполненных работ и товарной накладной ТОРГ-12, утверждённые ФНС. Однако бумажные акты по-прежнему можно использовать, а также допускается создание неформализованных электронных документов. В электронном документообороте через операторов ЭДО вместо акта рекомендуется использовать УПД формата 5.03, но это требование обязательно только для прослеживаемых товаров.

УПД со статусом 1 используется одновременно как первичный документ (акт/накладная) и как счёт-фактура для вычета НДС — применяется плательщиками НДС на общей системе налогообложения. УПД со статусом 2 является только первичным документом без функции счёта-фактуры — его используют компании на УСН, плательщики НДС при необлагаемых операциях или когда нужна отдельная счёт-фактура.

Обязательные реквизиты акта включают: название документа с номером и датой, реквизиты сторон (наименование/ФИО, ИНН, адрес), основание (номер и дата договора), подробный перечень выполненных работ с единицами измерения и объёмами, стоимость по каждой позиции и общую сумму (цифрами и прописью), отметку об отсутствии претензий и подписи уполномоченных лиц. Печать не обязательна с 2015 года для ООО и ИП, если это не прописано в уставе.

Электронная подпись необходима только при обмене документами через операторов электронного документооборота (ЭДО). Акт можно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или простой электронной подписью при согласии обеих сторон согласно 63-ФЗ "Об электронной подписи". Для бумажных актов достаточно собственноручных подписей уполномоченных лиц.

Для создания акта через онлайн-сервис нужно заполнить форму с реквизитами исполнителя и заказчика (название организации или ФИО для ИП, ИНН, адрес), указать номер и дату договора-основания, добавить перечень выполненных работ с ценами и единицами измерения, указать общую сумму. Сервис автоматически сформирует документ в формате PDF или DOCX, готовый к печати и подписанию.

Да, большинство онлайн-сервисов поддерживают загрузку пользовательских шаблонов в форматах DOCX и Excel. Вы можете адаптировать стандартную форму под специфику вашей деятельности, добавить логотип компании, фирменный стиль и дополнительные поля. Главное — сохранить все обязательные реквизиты первичного документа согласно требованиям Закона №402-ФЗ.

При регистрации в сервисе вы можете сохранить реквизиты часто используемых контрагентов в личном кабинете. При создании нового акта достаточно выбрать контрагента из списка — все данные (название, ИНН, адрес, банковские реквизиты) подставятся автоматически. Это экономит время и снижает риск ошибок при повторном оформлении документов.

При поэтапной сдаче работ составляется отдельный акт на каждый этап с указанием номера этапа и ссылкой на график выполнения работ из договора. В описании работ нужно конкретизировать, какой именно этап сдаётся, его объём и стоимость. Окончательный расчёт и финальный акт оформляются после сдачи всех этапов проекта.

Да, акт составляется по факту выполнения работ независимо от порядка оплаты. При получении предоплаты исполнитель выставляет счёт на оплату и выдаёт кассовый чек или БСО, а акт оформляется только после фактического завершения работ и их приёмки заказчиком. Предоплата фиксируется в договоре и платёжных документах, но не отменяет необходимость акта.

Частота составления актов определяется условиями договора и может быть ежемесячной, ежеквартальной или по факту выполнения определённого объёма работ. Для регулярных услуг (абонентское обслуживание, аренда, консалтинг) удобны ежемесячные акты. Для проектных работ акты составляются по этапам или после завершения всего проекта.

Акт с замечаниями составляется, когда заказчик при приёмке работ обнаружил недостатки или несоответствия условиям договора. В документе описываются конкретные недочёты, требования к их устранению и сроки исправления. Акт подписывается обеими сторонами, иногда с привлечением независимого эксперта. После устранения замечаний составляется итоговый акт без претензий.

Нет, каждый акт должен относиться к конкретному договору с указанием его номера и даты. Если работы выполняются по нескольким договорам с одним контрагентом, оформляются отдельные акты для каждого договора. Это требование обусловлено правилами бухгалтерского учёта — каждая хозяйственная операция должна быть привязана к своему основанию.

Акт подписывают лица, уполномоченные действовать от имени организации: руководитель (генеральный директор), главный бухгалтер или представитель по доверенности. В шапке акта указываются ФИО и должность подписантов. Если документ подписывает не руководитель, к акту прилагается копия доверенности, подтверждающая полномочия представителя.

Ошибки в подписанном акте исправляются путём зачёркивания неверной записи одной чертой (чтобы можно было прочитать), указания правильного варианта, даты исправления и подписей обеих сторон. Альтернативный вариант — составление корректирующего акта с указанием номера исправляемого документа и правильных данных. Оба документа сохраняются в учёте.

Акт является обязательным первичным документом, но для вычета НДС на общей системе налогообложения необходим также счёт-фактура или УПД со статусом 1. Без акта невозможно подтвердить факт оказания услуг, даже при наличии счёта-фактуры. Если организация или ИП на УСН освобождены от НДС, счёт-фактура не требуется — достаточно акта.

Да, акт выполненных работ является первичным документом, подтверждающим факт оказания услуг, и служит основанием для признания расходов в налоговом учёте при УСН "доходы минус расходы". При кассовом методе учёта расход признаётся после оплаты при наличии акта и платёжного документа. Отсутствие акта может привести к отказу в признании расходов при налоговой проверке.

Да, акт можно отправить по электронной почте в формате PDF или отсканированную копию подписанного документа. Однако для юридической силы рекомендуется договориться с контрагентом о порядке обмена документами и получить подтверждение получения. Для полноценного электронного документооборота с юридической силой используются операторы ЭДО и электронные подписи.

Если заказчик отказывается подписывать акт, исполнитель должен запросить письменный мотивированный отказ с указанием причин и конкретных претензий. При необоснованном отказе можно направить акт заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Если претензии обоснованы, составляется акт с замечаниями и устанавливаются сроки устранения недостатков.