Doczen
Войти
Регистрация

Doczen для бухгалтеров на аутсорсе: первичка по нескольким компаниям в одном аккаунте

Бухгалтер, который ведёт пять–двадцать клиентов, тратит заметную часть времени не на учёт, а на подготовку первички: счёт для одного, акт для другого, табель для третьего. Doczen собирает реквизиты всех клиентов, их контрагентов и созданные документы в одном кабинете.

Добавить компании клиентов
7 дней PRO бесплатно после регистрации: проверьте работу с несколькими компаниями и сотрудниками.
Пример документа
Счёт на оплату № 128
от 7 октября 2026 г.
Реквизиты по ИННPDF · DOCX · 1С
Поставщик
ИП Образцов О.О.
ИНН 000000000000
Покупатель
ООО «Пример»
ИНН 0000000000 · КПП 000000000
НаименованиеКол.Цена, ₽
Разработка дизайна сайта145 000,00
Вёрстка страниц46 250,00
Настройка хостинга15 000,00
Итого к оплате
75 000,00 ₽
Иллюстрация: счёт на оплату с реквизитами сторон, позициями, итогом, печатью и подписью.
Документов создано
более 200документов создано в Doczen
Пользователей
более 300зарегистрированных пользователей
  • Данные хранятся в РФ
    Серверы сервиса размещены в России
  • 152-ФЗ
    Обработка персональных данных по закону
  • HTTPS
    Шифрованное соединение на всех страницах
  • Оплата через ЮKassa
    Кассовый чек приходит на e-mail

ИП Груздев А.В., ИНН 780626855796

Какие документы бухгалтер готовит за клиентов

Набор зависит от формы бизнеса и режима налогообложения клиента. Ниже — то, что чаще всего поручают аутсорсеру.

Выставление счетов и закрывающих

Многие владельцы малого бизнеса просят бухгалтера не только вести учёт, но и выставлять документы покупателям: счёт на оплату, акт, накладную ТОРГ-12, УПД, а для плательщиков НДС — счета-фактуры, корректировочные и исправительные. Здесь важна скорость и единообразие: одна нумерация, одни реквизиты, одинаковое оформление для всех покупателей клиента.

Касса и подотчёт

ООО, у которых есть наличные операции, обязаны оформлять ПКО и РКО по Указанию Банка России № 3210-У, ИП — по желанию. Авансовые отчёты АО-1 сотрудников клиента нужно проверить, оформить и вовремя закрыть: срок отчёта — три рабочих дня. Если клиент работает с наличными нерегулярно, ордера часто «догоняют» задним числом — лучше договориться об оперативной передаче данных.

Кадры и зарплата

Табели Т-12 или Т-13, расчётно-платёжные ведомости Т-49, расчётные ведомости Т-51, лицевые счета Т-54, записки-расчёты об отпуске Т-60. Учёт рабочего времени — обязанность работодателя по ст. 91 ТК РФ, а выплата зарплаты не реже двух раз в месяц — по ст. 136 ТК РФ, поэтому табели и ведомости нужны каждый месяц.

Склад, ОС, инвентаризация

Для торговых клиентов — ТОРГ-12, акт о списании ТОРГ-16, журнал движения товаров ТОРГ-18, товарный отчёт ТОРГ-29. Для имущества — ОС-1, ОС-4, инвентарные карточки ОС-6, ОС-6а, книга ОС-6б. Перед годовой отчётностью — инвентаризация: ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-17, ИНВ-18 (ст. 11 402-ФЗ, методические указания Приказа Минфина № 49).

Налоги и документы клиентов в 2026 году

Изменения, из-за которых у аутсорсеров в 2026 году прибавилось работы с первичкой.

НДС на УСН

Упрощенцы с доходом за 2025 год до 20 млн ₽ освобождены от НДС и не выставляют счета-фактуры. Остальные платят НДС по ставкам 5% или 7% без вычетов либо по общим ставкам. Федеральный закон от 04.07.2026 № 228-ФЗ сохранил порог 20 млн ₽ на 2027–2029 годы. Для бухгалтера это значит: нужно ежемесячно следить за выручкой каждого клиента на УСН и вовремя переключать документы на выставление с НДС.

Основная ставка НДС 22%

С 1 января 2026 года основная ставка НДС — 22%, расчётная — 22/122. Льготная ставка 10% и ставка 0% сохранились для своих операций. В шаблонах счетов, договоров и прайс-листов клиентов на ОСНО ставку 20% нужно было заменить, а для переходящих договоров — проверить условия о цене.

Лимиты УСН и патента

Лимит дохода по УСН на 2026 год — 490,5 млн ₽, по остаточной стоимости ОС — 218 млн ₽. Лимит доходов по патенту снижен до 20 млн ₽ в год с учётом доходов по УСН; на 2027 год по действующей редакции НК РФ — 15 млн ₽. Клиентов на ПСН с растущей выручкой стоит заранее готовить к переходу и к возможной обязанности по НДС.

Взносы ИП

Фиксированные взносы ИП за 2026 год — 57 390 ₽ до 28 декабря 2026 года, плюс 1% с дохода свыше 300 000 ₽ (не более 321 818 ₽) до 1 июля 2027 года. Удобно поставить эти сроки в календарь задач по каждому ИП-клиенту.

Как Doczen помогает вести нескольких клиентов

Только то, что действительно есть в сервисе.

Несколько компаний в одном аккаунте

В разделе «Мои компании» хранятся карточки всех организаций и ИП, которых вы обслуживаете: реквизиты, банк, адреса, ОКПО, ОКТМО. Название, КПП, ОГРН и адрес подтягиваются по ИНН, банк — по БИК. К карточке можно приложить файл с реквизитами клиента. Отдельного лимита на количество компаний в тарифах нет. Список можно выгрузить в XLSX или импортировать.

Общая база контрагентов

Покупатели и поставщики клиентов хранятся в базе контрагентов с автозаполнением по ИНН. При создании документа контрагент выбирается из списка, а не набирается заново, — меньше опечаток в КПП и расчётных счетах. Справочники товаров и услуг позволяют подставлять повторяющиеся позиции с ценой и единицей измерения.

История документов

Все созданные документы попадают в историю. Её можно отфильтровать по типу документа и найти нужный по названию или ИНН контрагента либо своей компании — например, все акты конкретного клиента за квартал. Из истории документ можно скачать, распечатать или скопировать в новый: удобно для ежемесячных актов с той же номенклатурой.

Сотрудники в аккаунте

На тарифе PRO в аккаунт можно пригласить до 3 сотрудников по e-mail: помощника бухгалтера, кадровика или самого клиента. Приглашённые получают доступ к документам аккаунта и работают с теми же реквизитами и справочниками. На бесплатном тарифе в аккаунте работает один пользователь.

Заполнение из исходника

Счёт, акт, УПД или счёт-фактуру можно заполнить по тексту, фотографии или PDF исходного документа — например, когда клиент присылает скан от поставщика и просит выставить аналогичный документ своему покупателю. Результат нужно проверить перед сохранением. Лимит — 3 заполнения в месяц на бесплатном тарифе и 100 на PRO.

Задачи и налоговый календарь

В разделе задач можно отметить нужные категории налогового календаря — сроки появятся в вашем календаре. Отдельно можно завести собственные задачи: «закрыть табель», «получить авансовые отчёты», «сверить выручку для НДС».

API и автоматизация

Для бухгалтерских фирм, у которых есть своя CRM, таблицы или скрипты.

Что доступно через API

API-ключ создаётся в личном кабинете и доступен на тарифе PRO, а также в течение пробных 7 дней. Через API можно: • создавать документы и получать их список; • скачивать готовые документы в PDF, DOCX, XLSX или XML формата ФНС — в зависимости от типа; • работать с компаниями, контрагентами, товарами и услугами; • читать историю документов и управлять задачами.

Когда это нужно

Типичный сценарий — ежемесячное выставление одинаковых актов десяткам покупателей клиента: данные берутся из таблицы или CRM, документы создаются запросами к API, а PDF раскладываются по папкам. Для пары документов в день API не нужен — быстрее работать в кабинете.

Ограничения

API работает в пределах тарифа: на PRO — до 300 созданных документов в месяц. Doczen не обменивается данными с учётными программами напрямую и не отправляет документы через операторов ЭДО: файлы нужно загрузить в учётную систему или сервис оператора самостоятельно. Клиенту или его покупателю документ можно отправить по e-mail или ссылкой из истории.

Подпись и печать на файлах

Изображения подписей и печатей клиентов можно сохранить в кабинете и подставлять в документы, а на странице «Поставить подпись» — наложить их на уже готовый PDF или DOCX, например на договор. Это факсимиле, а не электронная подпись по 63-ФЗ. Используйте его, только если клиент письменно разрешил и контрагент принимает такие документы.

Партнёрская программа для бухгалтеров

Условия

В кабинете в разделе «Партнёрская программа» каждый пользователь получает реферальную ссылку на главную страницу и на регистрацию, а также ref-хвост, который можно добавить к любой публичной странице doczen.ru. По условиям, опубликованным в кабинете, партнёр получает 20% от всех платежей приглашённых пользователей без ограничения по времени. Расчёт регистраций и выплат сейчас ведётся вручную, выплату можно получить на свои реквизиты или на баланс сервиса.

Правила

Не принимается трафик с контекстной рекламы и спам, нельзя создавать сайты с похожими названиями, а регистрация по собственной ссылке не оплачивается. Ссылки на разделы личного кабинета с ref-хвостом не работают — только на общедоступные страницы. В кабинете видна статистика: уникальные визиты, регистрации, конверсия, начисленная, выплаченная и невыплаченная комиссия.

Частые ошибки при подготовке первички за клиентов

Документ выставлен не от той компании

Когда у бухгалтера десяток клиентов, легко выбрать не ту организацию-продавца. Перед сохранением проверяйте выбранную организацию-исполнителя: ИНН продавца в документе должен совпадать с ИНН в договоре.

Разные реквизиты в разных шаблонах

Клиент сменил банк, а старый счёт остался в трёх шаблонах из пяти. Храните реквизиты в одной карточке компании и обновляйте их там — тогда новые документы получают актуальные данные автоматически.

Подпись без полномочий

Подписантом в документе указан сотрудник клиента без доверенности или приказа о праве подписи. Уточните у клиента, кто подписывает первичку, и зафиксируйте это в учётной политике или приказе.

Чек-лист бухгалтера на закрытие месяца клиента

Документы продаж

• Все отгрузки и услуги месяца закрыты актами, накладными или УПД. • Для плательщиков НДС — счета-фактуры выставлены в течение 5 календарных дней. • Номера документов идут без пропусков и дублей. • Подписанные экземпляры получены или отправлены.

Касса, зарплата, подотчёт

• Каждой кассовой операции соответствует ПКО или РКО. • Авансовые отчёты сданы, неизрасходованные суммы возвращены. • Табель закрыт и совпадает с ведомостью. • Выручка клиентов на УСН сверена с порогом 20 млн ₽ для НДС.

Разделы и документы, которые пригодятся

Вопросы и ответы

Соберите всех клиентов в одном кабинете

Добавьте компании по ИНН, пригласите помощника и выставляйте документы за клиентов без переключения между шаблонами.

Начать с карточек компаний