Doczen
Войти
Регистрация

Закрывающие документы: какой комплект нужен и как его оформить

Разбираем, из чего состоит комплект закрывающих документов при оказании услуг и продаже товаров, чем он отличается для плательщиков НДС и для тех, кто работает на УСН, АУСН или НПД. Все документы комплекта — акт, ТОРГ-12, УПД и счёт-фактуру — можно подготовить в Doczen и скачать в PDF.

Выбрать документ
7 дней тарифа PRO бесплатно после регистрации, затем бесплатный тариф с лимитами или PRO от 490 ₽ за 30 дней.
Пример документа
Счёт на оплату № 128
от 7 октября 2026 г.
Реквизиты по ИННPDF · DOCX · 1С
Поставщик
ИП Образцов О.О.
ИНН 000000000000
Покупатель
ООО «Пример»
ИНН 0000000000 · КПП 000000000
НаименованиеКол.Цена, ₽
Разработка дизайна сайта145 000,00
Вёрстка страниц46 250,00
Настройка хостинга15 000,00
Итого к оплате
75 000,00 ₽
Иллюстрация: счёт на оплату с реквизитами сторон, позициями, итогом, печатью и подписью.
Документов создано
более 200документов создано в Doczen
Пользователей
более 300зарегистрированных пользователей
  • Данные хранятся в РФ
    Серверы сервиса размещены в России
  • 152-ФЗ
    Обработка персональных данных по закону
  • HTTPS
    Шифрованное соединение на всех страницах
  • Оплата через ЮKassa
    Кассовый чек приходит на e-mail

ИП Груздев А.В., ИНН 780626855796

Что называют закрывающими документами

Термин из практики, а не из закона

В законодательстве нет понятия «закрывающие документы». Так бухгалтеры и предприниматели называют документы, которые оформляют после того, как товар передан или работа выполнена, и которыми «закрывают» сделку: продавец подтверждает исполнение, покупатель — что принял результат. Юридически это первичные учётные документы по 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» и, если продавец платит НДС, счёт-фактура по Налоговому кодексу.

Зачем они нужны обеим сторонам

Продавцу закрывающий документ нужен, чтобы признать выручку и при споре доказать, что обязательство исполнено. Покупателю — чтобы учесть расходы: по п. 1 ст. 252 НК РФ расходы должны быть документально подтверждены. Плательщику НДС на стороне покупателя ещё нужен счёт-фактура или УПД со статусом 1 — без него вычет НДС по ст. 172 НК РФ не заявить. Пока закрывающих документов нет, у покупателя на балансе висит выданный аванс, а у продавца — полученный.

Что входит в комплект

Состав зависит от двух вопросов: что вы передаёте (товар, работу или услугу) и платите ли вы НДС. Основные документы: • акт выполненных работ или оказанных услуг; • товарная накладная ТОРГ-12 или накладная по форме, утверждённой в учётной политике; • счёт-фактура — только у плательщиков НДС; • УПД — универсальный передаточный документ, который заменяет пару «накладная или акт + счёт-фактура». Для строительных работ вместо акта обычно оформляют КС-2 и КС-3.

Чем закрывающий документ отличается от договора

Договор фиксирует, что стороны собираются сделать: предмет, цену, сроки. Закрывающий документ фиксирует, что было сделано на самом деле: какие работы приняты, сколько товара отгружено и на какую сумму. Поэтому акт или накладная составляются по каждому факту исполнения или за период, указанный в договоре, а не один раз при подписании договора.

Какой комплект нужен в вашей ситуации

Ориентир по самым частым сочетаниям. Конкретный набор можно закрепить в договоре.

Услуги или работы, продавец без НДС

Исполнитель на УСН с освобождением от НДС, на АУСН, ИП на патенте: достаточно акта выполненных работ или оказанных услуг. Вместо акта можно выставить УПД со статусом 2 — это тот же первичный документ в другой форме. Счёт-фактуру такие продавцы не составляют. Если её всё же выставить с выделенным НДС, налог придётся заплатить в бюджет (п. 5 ст. 173 НК РФ).

Услуги или работы, продавец с НДС

Исполнитель на ОСН или на УСН, который в 2026 году платит НДС (общая ставка 22% либо специальные 5% и 7%): нужен акт и счёт-фактура. Второй вариант — один УПД со статусом 1, он одновременно и акт, и счёт-фактура. Для упрощенцев порог освобождения от НДС в 2026 году — 20 млн ₽ дохода за 2025 год (закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ). Тот, кто его превысил, выставляет счета-фактуры наравне с компаниями на ОСН.

Товары, продавец без НДС

Передачу товара оформляют товарной накладной — чаще всего по привычной форме ТОРГ-12 — или УПД со статусом 2. В накладной покупатель расписывается в получении груза, и с этого момента к нему обычно переходит право собственности, если договор не устанавливает иное. При доставке перевозчиком дополнительно оформляется транспортная накладная, но она относится к перевозке, а не к купле-продаже.

Товары, продавец с НДС

Нужна накладная ТОРГ-12 и счёт-фактура на отгрузку либо один УПД со статусом 1. УПД удобнее: меньше документов, одна подпись на складе, одна строка в журнале. Но некоторые покупатели по внутренним правилам требуют именно пару «ТОРГ-12 + счёт-фактура» — это стоит уточнить до первой отгрузки.

Самозанятые на НПД

Главный документ для самозанятого — чек из приложения «Мой налог»: его нужно сформировать и передать покупателю при каждом расчёте (ст. 14 закона 422-ФЗ). Без чека заказчик-организация рискует не учесть расходы. Акт закон не требует, но компании-заказчики почти всегда его просят: в акте видно, какая именно услуга оказана и за какой период. Счета-фактуры самозанятые не выставляют — они не плательщики НДС.

Строительные и ремонтные работы

В строительстве принято закрывать этапы актом о приёмке выполненных работ КС-2 и справкой о стоимости работ КС-3. КС-2 показывает, какие работы выполнены в каком объёме, КС-3 — их стоимость нарастающим итогом с начала года и с начала работ. Плательщик НДС добавляет счёт-фактуру или УПД. Унифицированные формы КС не обязательны для коммерческих заказчиков, но большинство из них работает именно с ними.

Документы комплекта по отдельности

Акт выполненных работ, оказанных услуг

Подтверждает, что исполнитель выполнил работу или оказал услугу, а заказчик принял результат (ст. 720 и 783 ГК РФ). В акте указывают стороны, договор-основание, перечень работ с количеством и ценой, итог, подписи с расшифровкой. Единой обязательной формы нет: каждая организация может утвердить свою, если в ней есть реквизиты из ч. 2 ст. 9 402-ФЗ.

Товарная накладная ТОРГ-12

Унифицированная форма из постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132. С 2013 года она не обязательна, но остаётся самой распространённой: её понимает любой склад и любая бухгалтерия. В накладной три блока подписей: отпуск груза, приём груза и подписи руководителя и бухгалтера.

Универсальный передаточный документ

Форма предложена письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Статус 1 — документ одновременно служит счётом-фактурой и первичным документом, его используют плательщики НДС. Статус 2 — только первичный документ, без функции счёта-фактуры, для продавцов без НДС. УПД со статусом 1 должен содержать все реквизиты счёта-фактуры из ст. 169 НК РФ, поэтому при изменениях формы счёта-фактуры его тоже нужно сверять с актуальными требованиями.

Счёт-фактура

Налоговый документ, на основании которого покупатель принимает НДС к вычету. Форма утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Если в выставленном счёте-фактуре ошибка, составляют исправительный счёт-фактуру; если после отгрузки изменились цена или количество — корректировочный (п. 5.2 ст. 169 НК РФ). Сам по себе счёт-фактура не подтверждает передачу товара или выполнение работ — для этого нужен акт или накладная.

Счёт на оплату — не закрывающий документ

Почему счёт не «закрывает» сделку

Счёт на оплату выставляют до расчёта или до исполнения: это просьба заплатить с банковскими реквизитами продавца. Он не подтверждает, что товар передан или услуга оказана, поэтому не относится к первичным учётным документам и не заменяет ни акт, ни накладную. Частая ситуация: исполнитель отправил только счёт, заказчик оплатил — а при проверке у заказчика нет документа, подтверждающего расход.

Когда счёт всё же важен

Если счёт содержит все существенные условия сделки, его оплата может считаться акцептом оферты (п. 3 ст. 438 ГК РФ). Тогда счёт фактически заменяет договор. Но и в этом случае после исполнения нужно оформить акт или накладную — счёт-оферта закрывает вопрос договора, а не исполнения.

Сроки оформления

Акт и накладная

Общее правило — ч. 3 ст. 9 402-ФЗ: первичный документ составляется при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно — непосредственно после его окончания. Для разовой услуги акт оформляют в день сдачи результата, для товаров накладную — в день отгрузки. При абонентском обслуживании или длящихся услугах удобно оформлять один акт за месяц. Периодичность лучше прописать в договоре.

Счёт-фактура и УПД со статусом 1

Счёт-фактуру выставляют не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг или получения предоплаты (п. 3 ст. 168 НК РФ). УПД со статусом 1 подчиняется тому же сроку, так как выполняет функцию счёта-фактуры. За квартал важно успеть до сдачи декларации по НДС: документ, выставленный задним числом в следующем квартале, создаёт вопросы у налоговой и у покупателя.

Приёмка у заказчика

Гражданский кодекс обязывает заказчика осмотреть и принять результат работы в срок, предусмотренный договором (ст. 720 ГК РФ). Если срок не прописан, стороны спорят о «разумном» сроке. Поэтому в договор полезно включить конкретный срок подписания акта или направления мотивированного отказа, например пять рабочих дней.

Сколько хранить

Первичные документы хранят не менее пяти лет после отчётного года (ст. 29 402-ФЗ). Счета-фактуры и журналы их учёта — в сроки, установленные налоговым законодательством. Удобнее держать весь комплект по сделке вместе: договор, счёт, акт или накладную, счёт-фактуру и платёжку.

Бумага или ЭДО

Бумажный комплект

Документы печатают, подписывают от руки, при необходимости ставят печать и передают контрагенту курьером или почтой. Каждой стороне — по экземпляру. Для акта и накладной обычно нужно два оригинала, счёт-фактура составляется в одном экземпляре для покупателя, второй остаётся у продавца. Сканы по электронной почте ускоряют согласование, но оригиналы всё равно нужны для учёта и проверок.

Электронный документооборот

Первичный документ можно составить в электронном виде, если он подписан электронной подписью (ч. 5 ст. 9 402-ФЗ). Счёт-фактура в электронном виде выставляется по утверждённому ФНС формату через оператора ЭДО и подписывается усиленной квалифицированной подписью. Doczen не отправляет документы через операторов ЭДО и не подписывает их КЭП. Если вы работаете с контрагентом через ЭДО, используйте своего оператора; Doczen закрывает бумажный сценарий и обмен файлами PDF.

Как подготовить комплект в Doczen

1. Реквизиты один раз

Добавьте свою организацию в «Мои компании», а покупателей — в базу контрагентов: при вводе ИНН реквизиты заполняются автоматически. Повторяющиеся позиции сохраните в справочники товаров и услуг, чтобы не набирать их в каждом документе заново.

2. Документ под вашу ситуацию

В разделе «Создать документ» выберите нужную форму: акт, ТОРГ-12, УПД со статусом 1 или 2, счёт-фактуру, а если после отгрузки изменились цена или количество — корректировочный счёт-фактуру. В акте ставку НДС задают по каждой строке: без НДС, 0, 5, 7, 10, 20 или 22%. Итоги и сумма налога считаются автоматически.

3. Акт по уже выставленному счёту

В генераторе акта есть функция «Заполнить из счета»: загрузите файл счёта в PDF, DOCX или XLSX до 5 МБ, и Doczen распознает стороны и позиции. Остаётся проверить данные, указать номер, дату и подписантов.

4. Скачать, распечатать, поставить печать

Готовый документ можно сохранить черновиком, распечатать или скачать. Все документы комплекта выгружаются в PDF и XLSX, акт — ещё и в DOCX. Акт, ТОРГ-12, УПД и счёт-фактуру можно скачать и в XML формата ФНС для загрузки в учётную программу или сервис оператора ЭДО. Если нужно отправить контрагенту файл с изображением печати и подписи, загрузите PDF в раздел «Подписать файл» и наложите сохранённые печать и подпись. Все созданные документы остаются в истории — их легко найти при сверке.

Частые ошибки

Счёт-фактура без акта

Продавец с НДС отправляет только счёт-фактуру, считая, что этого достаточно. Но счёт-фактура не первичный документ: факт оказания услуги подтверждает акт. Либо оформляйте пару документов, либо один УПД со статусом 1.

Неверный статус УПД

Продавец без НДС ставит статус 1, и документ формально становится счётом-фактурой с выделенным налогом. Обратная ошибка — плательщик НДС выставляет УПД со статусом 2, и покупатель не может принять налог к вычету.

Нет расшифровки подписи

Подпись без фамилии и инициалов, а также без должности подписанта — нарушение ч. 2 ст. 9 402-ФЗ. В Doczen для каждого подписанта есть поля «Должность» и «ФИО», и они выводятся под строкой подписи.

Даты не сходятся

Дата акта раньше даты завершения работ, накладная датирована днём оплаты, а не отгрузки, счёт-фактура выписана через месяц. Такие расхождения не всегда лишают права на расходы или вычет, но почти всегда становятся поводом для вопросов при проверке.

Документы комплекта

Подробно о каждом документе и о том, как его заполнить

Вопросы и ответы

Соберите комплект закрывающих документов

Акт, ТОРГ-12, УПД и счёт-фактура с реквизитами из базы контрагентов. После регистрации — 7 дней PRO бесплатно.

Создать документ