Doczen
Войти
Регистрация

Штатное расписание по форме Т-3 — составить онлайн

Штатное расписание закрепляет структуру организации: какие есть подразделения и должности, сколько штатных единиц и какие оклады. В Doczen таблицу Т-3 можно заполнить по строкам — итоги по каждой должности и месячный фонд оплаты труда считаются автоматически.

Составить штатное расписание
7 дней тарифа PRO бесплатно после регистрации, затем бесплатный тариф с лимитами или PRO от 490 ₽ за 30 дней.
Пример документа
Счёт на оплату № 128
от 7 октября 2026 г.
Реквизиты по ИННPDF · DOCX · 1С
Поставщик
ИП Образцов О.О.
ИНН 000000000000
Покупатель
ООО «Пример»
ИНН 0000000000 · КПП 000000000
НаименованиеКол.Цена, ₽
Разработка дизайна сайта145 000,00
Вёрстка страниц46 250,00
Настройка хостинга15 000,00
Итого к оплате
75 000,00 ₽
Иллюстрация: счёт на оплату с реквизитами сторон, позициями, итогом, печатью и подписью.
Документов создано
более 200документов создано в Doczen
Пользователей
более 300зарегистрированных пользователей
  • Данные хранятся в РФ
    Серверы сервиса размещены в России
  • 152-ФЗ
    Обработка персональных данных по закону
  • HTTPS
    Шифрованное соединение на всех страницах
  • Оплата через ЮKassa
    Кассовый чек приходит на e-mail

ИП Груздев А.В., ИНН 780626855796

Что такое штатное расписание

Структура и фонд оплаты труда

Штатное расписание — локальный документ, в котором в сводном виде зафиксировано разделение труда в организации: перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий и специальностей с квалификацией, количество штатных единиц, должностные оклады, надбавки и месячный фонд заработной платы. По нему кадровая служба принимает людей на конкретные должности, а бухгалтерия планирует расходы на оплату труда.

Обязательно ли оно

Прямой нормы «каждый работодатель обязан утвердить штатное расписание» в Трудовом кодексе нет. Но ТК РФ на него опирается: по ст. 15 трудовые отношения — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, а по ст. 57 трудовая функция в договоре определяется так же. Поэтому трудовые инспекции и суды ожидают, что у работодателя с работниками штатное расписание есть.

Зачем оно бизнесу

• единые названия должностей в трудовых договорах, приказах и табелях; • обоснование расходов на оплату труда для налога на прибыль и УСН «доходы минус расходы»; • основа для процедуры сокращения: без штатного расписания трудно доказать, что должность действительно сокращена; • контроль фонда оплаты труда при найме новых сотрудников.

Нужно ли оно ИП

Индивидуальный предприниматель с наёмными работниками — такой же работодатель, и в трудовом договоре ему тоже нужно указать должность. Поэтому штатное расписание полезно и ИП, особенно если работников несколько. Микропредприятия вправе отказаться от части локальных актов, включив их условия в трудовые договоры по типовой форме (ст. 309.2 ТК РФ).

Правовая основа

Трудовой кодекс

Ст. 15 ТК РФ определяет трудовые отношения через работу по должности в соответствии со штатным расписанием. Ст. 57 требует указывать в трудовом договоре трудовую функцию — работу по должности в соответствии со штатным расписанием. Сокращение численности или штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) оформляется изменениями штатного расписания.

Форма Т-3

Унифицированная форма штатного расписания Т-3 (ОКУД 0301017) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 2013 года коммерческие организации вправе использовать собственную форму, но Т-3 остаётся самым распространённым вариантом: в ней уже есть все графы, которые нужны проверяющим.

Позиция Роструда

Роструд в письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 называет штатное расписание локальным нормативным актом организации, в котором в сводном виде фиксируется сложившееся разделение труда. Порядок его составления законодательством не установлен — его определяет сам работодатель.

Оклады и МРОТ

Оклад в штатном расписании — для полной ставки. Месячная зарплата работника, полностью отработавшего норму времени, не может быть ниже МРОТ (ст. 133 ТК РФ); с 1 января 2026 года федеральный МРОТ равен 27 093 рублям (закон от 28.11.2025 № 429-ФЗ). В регионах может действовать более высокий минимум по региональному соглашению.

Графы формы Т-3

Шапка документа

• наименование организации и код по ОКПО; • номер документа и дата составления; • период действия «на период … с …»; • гриф «УТВЕРЖДЕНО приказом организации от … № …», общий штат в единицах и месячный фонд оплаты труда.

Таблица

Графа 1 — структурное подразделение, графа 2 — его код, графа 3 — должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации, графа 4 — количество штатных единиц, графа 5 — тарифная ставка (оклад), графы 6–8 — надбавки, графа 9 — всего в месяц, графа 10 — примечание.

Как считается графа 9

Всего в месяц = (оклад + надбавки) × количество штатных единиц. Например, две единицы менеджера с окладом 60 000 рублей и надбавкой 5 000 рублей дают в графе 9 130 000 рублей. Внизу таблицы подводится строка «Итого» по числу единиц и фонду.

Подписи

Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, а утверждает руководитель организации приказом — его реквизиты указывают в шапке. Если оклады меняются или зависят от выработки, в графах можно указать диапазон или сделать пометку в примечании.

Как составить штатное расписание в Doczen

Генератор в личном кабинете повторяет графы формы Т-3 и сам считает итоги.

1. Организация и реквизиты

Выберите компанию в блоке «Моя компания» — наименование и код по ОКПО подставятся из карточки. Укажите номер и дату составления документа, дату «на период с» и, если нужно, период текстом — например, «2027 год».

2. Приказ об утверждении

Впишите номер и дату приказа, которым утверждается штатное расписание. Они попадут в гриф «УТВЕРЖДЕНО» вместе с числом штатных единиц и месячным фондом, которые генератор посчитает сам.

3. Названия надбавок

Над таблицей можно задать названия трёх надбавок — например, «за стаж», «за классность», «районный коэффициент». Они станут заголовками граф 6–8 в печатной форме.

4. Строки должностей

Для каждой должности укажите подразделение и его код, наименование должности, количество штатных единиц, оклад и надбавки, примечание. Количество единиц может быть дробным — например, 0,5 для полставки. «Всего в месяц» по строке считается автоматически.

5. Итоги

Под таблицей генератор показывает число штатных единиц, фонд окладов в месяц и месячный фонд оплаты труда: сумму по всем строкам количества единиц, умноженного на оклад и надбавки. Те же итоги печатаются в строке «Итого» и в грифе утверждения.

6. Подписи и скачивание

Укажите должность и ФИО руководителя кадровой службы и ФИО главного бухгалтера. Сохраните документ в истории, распечатайте его на альбомном листе A4 или скачайте в PDF либо XLSX. В XLSX таблицу удобно дорабатывать при планировании бюджета на оплату труда.

Утверждение и изменение штатного расписания

Приказ об утверждении

Штатное расписание вводят в действие приказом руководителя по основной деятельности: «Утвердить штатное расписание на 2027 год в количестве 12 штатных единиц с месячным фондом оплаты труда 1 140 000 рублей и ввести его в действие с 01.01.2027». Номер и дата этого приказа печатаются в грифе «УТВЕРЖДЕНО».

Как вносить изменения

Изменения вносят приказом — например, «ввести в штатное расписание должность бухгалтера (1 единица) с окладом 70 000 рублей с 01.11.2026» — или утверждают новую редакцию целиком. Если изменений много, удобнее второй вариант: в Doczen для этого достаточно скопировать прежний документ из истории, поправить строки и указать новый приказ.

Изменение окладов работников

Повышение оклада по штатному расписанию не меняет зарплату работника автоматически: оклад — условие трудового договора, поэтому с каждым работником подписывают дополнительное соглашение. Снижение оклада по инициативе работодателя возможно только с соблюдением ст. 74 ТК РФ и уведомлением не позднее чем за два месяца.

Сокращение штата

При сокращении сначала утверждают изменения в штатное расписание, затем не менее чем за два месяца предупреждают работников под подпись (ст. 180 ТК РФ) и предлагают им имеющиеся вакансии. Вводить новые должности с теми же функциями взамен сокращённых нельзя: суд признает такое сокращение фиктивным.

Частые ошибки

Разные названия должности

В штатном расписании «менеджер по продажам», в трудовом договоре — «специалист отдела продаж», в приказе — «продавец». Такая несогласованность создаёт проблемы при проверке и при оформлении пенсионного стажа. Используйте одно наименование во всех документах.

Оклад ниже МРОТ

Если оклад вместе с надбавками на полную ставку ниже МРОТ, работнику придётся доплачивать до минимума. Учтите это при утверждении штатного расписания на новый год — МРОТ обычно повышают с 1 января.

Изменения без приказа

Новые должности, переименования и изменения окладов вносят приказом руководителя — либо утверждают штатное расписание в новой редакции. Простая правка таблицы без приказа не меняет утверждённый документ.

Совместители вне штата

Внешних совместителей принимают на штатные должности так же, как основных работников: если совместитель работает на полставки, в расписании должна быть соответствующая единица — 0,5 или целая ставка с вакантной частью. Работа без штатной единицы — повод для претензий трудовой инспекции.

Не тот период действия

Штатное расписание, утверждённое «на 2026 год», формально заканчивает действие 31 декабря. Если в новом году его не переутвердили и не продлили приказом, при проверке возникнет вопрос, по какому документу работают сотрудники. Указывайте дату введения в действие без даты окончания или своевременно утверждайте новую редакцию.

Персональные данные в расписании

Фамилии работников в штатное расписание не включают — для этого есть штатная расстановка. Штатное расписание описывает должности, а не людей, поэтому вакантные единицы в нём тоже есть.

Связанные кадровые документы

Вопросы и ответы

Составьте штатное расписание Т-3

Заполните подразделения, должности и оклады — итоги по строкам и месячный фонд оплаты труда посчитаются автоматически.

Открыть генератор Т-3