Doczen
Войти
Регистрация

Документы для ООО на УСН в 2026 году: первичка, касса, НДС и бухучёт

Упрощёнка освобождает ООО от налога на прибыль, но не от бухгалтерского учёта, кассовой дисциплины и — с 2025 года — от вопросов по НДС. Собрали в одном месте, какие документы нужны обществу на УСН в 2026 году и что из них можно подготовить в Doczen.

Создать документ
10 документов в месяц бесплатно, 7 дней PRO после регистрации.
Пример документа
Счёт на оплату № 128
от 7 октября 2026 г.
Реквизиты по ИННPDF · DOCX · 1С
Поставщик
ИП Образцов О.О.
ИНН 000000000000
Покупатель
ООО «Пример»
ИНН 0000000000 · КПП 000000000
НаименованиеКол.Цена, ₽
Разработка дизайна сайта145 000,00
Вёрстка страниц46 250,00
Настройка хостинга15 000,00
Итого к оплате
75 000,00 ₽
Иллюстрация: счёт на оплату с реквизитами сторон, позициями, итогом, печатью и подписью.
Документов создано
более 200документов создано в Doczen
Пользователей
более 300зарегистрированных пользователей
  • Данные хранятся в РФ
    Серверы сервиса размещены в России
  • 152-ФЗ
    Обработка персональных данных по закону
  • HTTPS
    Шифрованное соединение на всех страницах
  • Оплата через ЮKassa
    Кассовый чек приходит на e-mail

ИП Груздев А.В., ИНН 780626855796

Налоги и документы ООО на УСН в 2026 году

Цифры, от которых зависит, какие документы вы обязаны выставлять и какие отчёты сдавать.

Лимиты для применения УСН

В 2026 году коэффициент-дефлятор для УСН равен 1,090. Отсюда лимиты: • доход за год — не более 490,5 млн ₽; • остаточная стоимость основных средств — не более 218 млн ₽; • средняя численность работников — не более 130 человек. Для перехода на УСН с 2027 года доход за 9 месяцев 2026 года не должен превышать порог, рассчитанный по той же логике; для перехода с 2026 года он составлял 367,875 млн ₽.

Кому УСН недоступна

Помимо лимитов, ООО теряет право на упрощёнку, если у него есть филиалы, если доля участия других организаций в уставном капитале превышает 25% или если оно занимается видами деятельности из п. 3 ст. 346.12 НК РФ (банки, страховщики, производители подакцизных товаров и другие). При превышении лимита дохода в течение года право на УСН утрачивается с начала того квартала, в котором оно произошло.

НДС: освобождение до 20 млн ₽

ООО на УСН с доходом за 2025 год не более 20 млн ₽ в 2026 году освобождено от НДС автоматически, уведомление подавать не нужно. Такие общества не составляют счета-фактуры (п. 5 ст. 168 НК РФ) и не сдают декларацию по НДС, если не выступают налоговым агентом. Федеральный закон от 04.07.2026 № 228-ФЗ сохранил порог 20 млн ₽ на 2027–2029 годы. Освобождение пропадает с первого числа месяца, следующего за месяцем, в котором доход с начала года превысил порог.

НДС: ставки 5%, 7% или общие

При доходе выше 20 млн ₽ общество выбирает: • 5% — если доход не превышает 272,5 млн ₽; • 7% — если доход не превышает 490,5 млн ₽; • общие ставки 22% и 10% с правом на вычет входного налога. По ставкам 5% и 7% вычеты не применяются. Выбранную спецставку по общему правилу нужно применять не менее 12 кварталов подряд — перед выбором стоит посчитать долю входного НДС в закупках.

Сроки по налогу УСН

Авансовые платежи по УСН ООО перечисляет до 28 апреля, 28 июля и 28 октября, а предварительно подаёт уведомление об исчисленной сумме. Декларацию за год организация сдаёт до 25 марта, налог за год платит до 28 марта следующего года. Ставки — 6% для объекта «доходы» и 15% для «доходы минус расходы», регионы вправе устанавливать пониженные.

Бухучёт обязателен

В отличие от ИП, ООО на любом режиме ведёт бухгалтерский учёт (ст. 6 402-ФЗ). Малые предприятия вправе применять упрощённые способы учёта и сдавать упрощённую бухгалтерскую отчётность: баланс и отчёт о финансовых результатах в сокращённом виде. Отчётность за год подают в ФНС в течение трёх месяцев после окончания года — до 31 марта.

Первичные документы: что требует закон

Реквизиты первички

Каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичным документом с реквизитами из ч. 2 ст. 9 402-ФЗ: • наименование и дата документа; • наименование организации, составившей документ; • содержание операции; • величина в натуральном и денежном выражении с единицами измерения; • должности, подписи и расшифровки подписей ответственных лиц.

Формы утверждает само общество

С 2013 года унифицированные формы Госкомстата не обязательны: формы первичных документов утверждает руководитель в учётной политике. На практике ООО продолжают использовать ТОРГ-12, КС-2, ОС-1 и другие привычные формы — контрагентам и проверяющим так проще. Исключение — кассовые документы: их формы обязательны, потому что установлены Банком России.

Документы для расходов при УСН 15%

При объекте «доходы минус расходы» расход признаётся, когда он оплачен и подтверждён документами (ст. 346.16, 346.17 НК РФ). Для товаров нужна ещё и реализация покупателю. Без акта, накладной или УПД от поставщика расход при проверке снимут, даже если платёж прошёл по банку. Поэтому закрывающие документы от поставщиков стоит собирать так же тщательно, как выставлять свои.

Хранение

Первичные документы, регистры и отчётность хранят не менее пяти лет после отчётного года (ст. 29 402-ФЗ). Для налоговых целей документы, подтверждающие доходы и расходы, хранят не менее пяти лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а по убыткам — весь срок их переноса.

Касса и подотчётные суммы в ООО

Здесь главное отличие ООО от ИП: кассовая дисциплина обязательна, даже если наличных немного.

ПКО, РКО и кассовая книга

Каждое поступление и выдача наличных оформляются приходным (КО-1) или расходным (КО-2) кассовым ордером, а итоги дня — записью в кассовой книге КО-4. Это требования Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У; освобождение из п. 4.1 касается только ИП. Если наличных операций нет совсем, ордера не оформляют и кассовую книгу не заполняют.

Лимит остатка и расчёты наличными

Малые предприятия вправе не устанавливать лимит остатка наличных в кассе — для этого достаточно приказа руководителя. Расчёты наличными между организациями и ИП ограничены суммой 100 000 ₽ по одному договору (Указание Банка России № 5348-У). Выручку из кассы нельзя направлять на выдачу займов и операции с ценными бумагами.

Выдача под отчёт

Деньги под отчёт выдают по заявлению работника или распорядительному документу организации. Сотрудник отчитывается авансовым отчётом АО-1 в течение трёх рабочих дней после окончания срока, на который выданы деньги, или после выхода на работу (п. 6.3 3210-У). К отчёту прикладывают чеки, билеты и другие подтверждающие документы; без них сумма может считаться доходом работника для НДФЛ.

Зарплата и табели

При выплате зарплаты наличными используют расчётно-платёжную ведомость Т-49 или платёжную ведомость, при безналичной — расчётную ведомость Т-51. Учёт рабочего времени ведут в табеле Т-12 или Т-13; табель и ведомость должны сходиться по дням и часам, иначе расчёт зарплаты и отпускных трудно обосновать.

Закрывающие документы: типичные цепочки

Услуги, ООО без НДС

• Договор или счёт-оферта. • Счёт на оплату с указанием «Без НДС» и основания освобождения. • Оплата. • Акт выполненных работ или оказанных услуг за период или по факту. • Ежеквартально — акт сверки с крупными заказчиками.

Товары, ООО без НДС

• Договор поставки и спецификация. • Счёт на оплату. • Отгрузка по ТОРГ-12 или УПД со статусом 2. • Для покупателя на ОСНО важно, что входного НДС у него не будет — оговорите это в договоре заранее.

ООО на УСН с НДС 5% или 7%

• Счёт с выделенным НДС по спецставке. • Аванс — счёт-фактура на аванс в течение 5 календарных дней. • Отгрузка — УПД со статусом 1 либо акт или накладная плюс счёт-фактура. • Изменение цены или количества — корректировочный счёт-фактура. • Ежеквартально — декларация по НДС, книга продаж.

Покупки у поставщиков

• Получить от поставщика акт, накладную или УПД. • Проверить реквизиты, суммы и подписи. • При объекте «доходы минус расходы» — убедиться, что оплата прошла, и учесть расход. • Сохранить документы минимум на пять лет.

Что ООО на УСН может оформить в Doczen

Все генераторы — в разделе «Создать документ» личного кабинета.

Продажи

Счёт на оплату, акт, УПД со статусом 1 и 2, счёт-фактура, корректировочный счёт-фактура, ТОРГ-12 — с печатью и скачиванием в PDF и XLSX, а для акта, УПД, счёта-фактуры и ТОРГ-12 ещё и в XML формата ФНС. В строках можно выбрать «Без НДС» или ставку 5%, 7%, 10%, 20%, 22% или 0% — то есть и для освобождённого упрощенца, и для того, кто перешёл на спецставку.

Касса и подотчёт

ПКО (КО-1), РКО (КО-2), авансовый отчёт АО-1 и кассовая книга КО-4: её листы собираются из сохранённых ордеров за период, остаток на начало и итоги дня считаются автоматически. Подписи кассира, главного бухгалтера и руководителя можно подставить из сохранённых изображений.

Кадры, склад, основные средства

Табели Т-12 и Т-13, ведомости Т-49, Т-51 и Т-53, лицевой счёт Т-54, приказы Т-1 и Т-8, штатное расписание Т-3, записка-расчёт Т-60 и расчётный листок. Для склада — ТОРГ-12, ТОРГ-16, ТОРГ-17, ТОРГ-18, ТОРГ-29. Основные средства и инвентаризация: ОС-1, ОС-4, ОС-6, ОС-6а, ОС-6б, ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-17, ИНВ-18. Все эти формы печатаются и скачиваются в PDF, большинство — ещё и в XLSX.

Чего в Doczen нет

Сервис не ведёт бухгалтерский учёт и не сдаёт отчётность: декларации по УСН и НДС, бухгалтерский баланс и ОСВ готовятся в учётной системе. Акт сверки собирается только из документов и оплат, отмеченных в Doczen. Документы не отправляются через операторов ЭДО: XML формата ФНС загружают в сервис оператора, а PDF можно отправить контрагенту по e-mail или ссылкой.

Реквизиты и справочники

Карточка ООО заполняется по ИНН: название, КПП, ОГРН и юридический адрес подтягиваются автоматически, банк — по БИК. Контрагентов, товары и услуги храните в справочниках и подставляйте в документ из списка. История хранит все созданные документы с поиском по контрагенту и ИНН.

Распознавание исходников

Счёт, акт, УПД или счёт-фактуру можно заполнить из текста, фотографии или PDF исходного документа: сервис распознаёт позиции и реквизиты, а вы проверяете результат перед сохранением. На бесплатном тарифе доступно 3 таких заполнения в месяц, на PRO — 100.

Частые ошибки ООО на упрощёнке

Нет ПКО на внесение выручки

Директор принёс наличные от покупателя, деньги ушли на расходы, а ордер не оформлен. Неоприходование наличных — основание для штрафа по ст. 15.1 КоАП РФ. Оформляйте ПКО в момент поступления, а не задним числом в конце месяца.

Пропущен момент утраты освобождения от НДС

Доход перевалил за 20 млн ₽ в середине года, а счета продолжают уходить «Без НДС». Следите за накопленной выручкой ежемесячно: с месяца, следующего за превышением, документы нужно выставлять уже с налогом.

Подотчётник не сдал отчёт

Деньги выданы, отчёта нет месяцами. Невозвращённая и неподтверждённая сумма может считаться доходом работника. Закрепите срок в приказе и контролируйте его по реестру выдач.

Неподписанные закрывающие документы

Акт без подписи заказчика или УПД без отметки о получении груза — слабое подтверждение реализации и расходов. Получайте подписанный экземпляр сразу или фиксируйте отправку, если договор допускает одностороннюю приёмку.

Связанные документы и калькуляторы

Вопросы и ответы

Первичка для ООО на УСН — в одном кабинете

Добавьте реквизиты общества по ИНН и оформляйте счета, акты, УПД, кассовые ордера и авансовые отчёты по единым данным.

Начать бесплатно