Doczen
Войти
Регистрация

Путевой лист онлайн — оформить для служебного автомобиля

Соберите данные о поездке в одной форме: организация подставится из карточки компании, а автомобиль, водитель, рейсы и движение топлива вносятся по разделам. Готовый лист можно распечатать или скачать в PDF и XLSX.

Создать путевой лист
7 дней тарифа PRO бесплатно после регистрации, затем бесплатный тариф с лимитами или PRO от 490 ₽ за 30 дней.
Пример документа
Счёт на оплату № 128
от 7 октября 2026 г.
Реквизиты по ИННPDF · DOCX · 1С
Поставщик
ИП Образцов О.О.
ИНН 000000000000
Покупатель
ООО «Пример»
ИНН 0000000000 · КПП 000000000
НаименованиеКол.Цена, ₽
Разработка дизайна сайта145 000,00
Вёрстка страниц46 250,00
Настройка хостинга15 000,00
Итого к оплате
75 000,00 ₽
Иллюстрация: счёт на оплату с реквизитами сторон, позициями, итогом, печатью и подписью.
Документов создано
более 200документов создано в Doczen
Пользователей
более 300зарегистрированных пользователей
  • Данные хранятся в РФ
    Серверы сервиса размещены в России
  • 152-ФЗ
    Обработка персональных данных по закону
  • HTTPS
    Шифрованное соединение на всех страницах
  • Оплата через ЮKassa
    Кассовый чек приходит на e-mail

ИП Груздев А.В., ИНН 780626855796

Что такое путевой лист и кому он нужен

Документ о работе автомобиля и водителя

Путевой лист фиксирует, кто, на каком автомобиле, когда и куда ездил, сколько километров проехал и сколько топлива израсходовал. Это одновременно документ для контроля безопасности перевозок и основание для учёта затрат на горюче-смазочные материалы и работу водителя.

Когда он обязателен по закону

Статья 6 Устава автомобильного транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ) запрещает перевозки грузов, пассажиров и багажа без оформленного путевого листа. Требование касается коммерческих перевозчиков и организаций или ИП, которые перевозят грузы и людей для собственных нужд — например, развозят товар своим грузовым транспортом или доставляют сотрудников автобусом.

Когда он нужен для учёта расходов

Если служебный легковой автомобиль используется для поездок менеджеров или курьеров без перевозки грузов и пассажиров, путевой лист законом об автотранспорте прямо не требуется. Но для налогового учёта расходы на топливо должны быть экономически обоснованы и подтверждены документами (ст. 252 НК РФ), и путевой лист с маршрутами и пробегом остаётся самым надёжным подтверждением.

Кто оформляет и подписывает

Лист выписывает диспетчер, механик или другой работник, назначенный приказом, а в небольшой компании — сам руководитель или ИП. Водитель получает лист перед выездом и сдаёт после возвращения. Отметки о предрейсовом медицинском осмотре и техническом контроле ставят медработник и контролёр технического состояния.

Правовая основа

Приказ Минтранса № 390

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390, который применяется с 1 марта 2023 года в редакции приказа от 05.05.2023 № 159. Единого обязательного бланка нет: организация разрабатывает свою форму с учётом этих реквизитов и закрепляет её в учётной политике.

Бумага или электронный документ

Согласно ч. 2 ст. 6 закона № 259-ФЗ путевой лист может оформляться на бумаге или в виде электронного документа. Электронный путевой лист подписывается усиленными квалифицированными электронными подписями участников и передаётся в государственную систему электронных перевозочных документов. Doczen формирует печатную форму, которая заполняется и подписывается на бумаге.

Транспортные накладные с 1 сентября 2026 года

Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ сделал электронные перевозочные документы, включая транспортную накладную, обязательными для коммерческих перевозок грузов с 1 сентября 2026 года. Для самого путевого листа сохраняется выбор между бумажной и электронной формой. Номер накладной по каждому рейсу можно указать в маршрутах путевого листа.

Нормы расхода топлива

Для обоснования расхода ГСМ организации обычно опираются на методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (распоряжение Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р) или на собственные нормы, утверждённые приказом по результатам контрольных замеров.

Обязательные реквизиты путевого листа

Состав сведений по приказу Минтранса № 390

Документ и срок действия

• наименование и номер путевого листа; • срок действия: дата или даты, на которые оформлен лист. Один лист допускается оформлять на одну или несколько смен (рейсов), если это предусмотрено порядком, принятым в организации.

Собственник и транспортное средство

• сведения о собственнике (владельце) автомобиля: для организации — наименование, организационно-правовая форма, адрес, ОГРН; для ИП — фамилия, имя, отчество и ОГРНИП; • тип, марка, модель автомобиля, государственный регистрационный номер, а при работе с прицепом — его данные; • показания одометра и дата и время при выезде с парковки и возвращении на неё.

Водитель и контроль перед выездом

• фамилия, имя, отчество водителя; • дата и время предсменного или предрейсового медицинского осмотра с подписью и расшифровкой медработника; • дата и время предрейсового контроля технического состояния с подписью и расшифровкой ответственного лица.

Сведения о перевозке

Вид перевозки (например, перевозка грузов для собственных нужд или коммерческая) и вид сообщения (городское, пригородное, междугородное, международное). Для учёта расходов к этому добавляют маршрут с адресами и пробег по каждому рейсу — без них налоговый орган может не признать затраты на топливо обоснованными.

Как заполнить путевой лист в Doczen

1. Организация

Выберите компанию в блоке «Моя компания» — наименование, ОКПО, телефон и адрес подставятся из раздела «Мои компании». Отдельными полями указываются ОГРН или ОГРНИП и ИНН собственника (владельца) транспортного средства. Если компании в кабинете нет, выберите «Ввести вручную».

2. Параметры листа

Укажите серию (если она используется), номер и дату. Для поездок на несколько дней заполните период «с» и «по». Выберите вид перевозки — для собственных нужд, коммерческая перевозка грузов, регулярная или заказная перевозка пассажиров, такси, перевозка детей, работа специального ТС — и вид сообщения: городское, пригородное или междугородное. Нумерацию ведёт ответственный работник — генератор номер не присваивает.

3. Автомобиль и водитель

Внесите марку, модель, тип ТС, государственный и гаражный номер, при необходимости — номер лицензионной карточки и данные прицепа. В разделе «Водитель и допуски» — ФИО водителя, табельный номер, СНИЛС, номер и дату выдачи водительского удостоверения, а также фамилии механика, подтверждающего исправность, и медработника, допускающего к рейсу.

4. Подача и время

Заполните адрес подачи, время выезда, плановое и фактическое время возвращения и отметки диспетчера. В разделе «Медосмотры, техконтроль, выпуск и возвращение» укажите даты и время предрейсового медосмотра и техконтроля, дату выпуска на линию и показания одометра при выезде, дату возвращения, одометр при возвращении, результат послерейсового осмотра и ФИО ответственных лиц.

5. Маршруты и топливо

В таблице «Маршруты / задания водителю» каждая строка — рейс: откуда, куда, грузоотправитель, грузополучатель, километраж, номер транспортной накладной и примечание. В таблице «Учёт расхода топлива» указываются вид и марка топлива, выдано, дозаправлено, остаток на начало и конец, расход по норме и фактический расход. Нормы генератор не рассчитывает — их вносят по приказу организации.

6. Печать и PDF

Сохраните черновик в историю документов, распечатайте лист или скачайте PDF либо XLSX. Выгрузка в DOCX и XML для путевого листа не предусмотрена.

Что учесть при использовании печатной формы

Что выводится на бланк

Печатная форма — лист A4: номер, серия и срок действия, собственник ТС с адресом, телефоном и ОГРН/ОГРНИП, вид перевозки и сообщения, автомобиль и прицеп, водитель с удостоверением и СНИЛС, таблица медосмотров, техконтроля, выпуска и возвращения, все строки маршрутов с итогом километража и таблица горюче-смазочных материалов.

Отметки осмотров и одометр

Даты, время, результаты осмотров и показания одометра печатаются из формы, а подписи медработника, контролёра технического состояния, водителя и принявшего автомобиль работника ставятся от руки на распечатке. Поэтому заполняйте сведения об осмотрах по факту их проведения, а не заранее на неделю вперёд.

Для служебных поездок

Для легкового автомобиля, который используется для разъездов сотрудников, печатная форма удобна как подтверждение маршрутов и пробега к расходам на топливо. Сохраняйте вместе с листами чеки АЗС и приказ об утверждённых нормах расхода.

Сначала проверьте бланк

Перед тем как вводить лист в постоянный оборот, распечатайте пробный экземпляр и сверьте его с перечнем реквизитов из приказа № 390 и с формой, утверждённой в вашей учётной политике. Если вы используете свой бланк, проверьте, что в нём есть все обязательные реквизиты.

Частые ошибки

Маршрут без адресов

Записи «Поездки по городу» или «По заданию руководителя» не позволяют проверить, связаны ли поездки с деятельностью компании. Указывайте конкретные пункты: адреса контрагентов, склад, банк, налоговую инспекцию.

Пробег не сходится с топливом

Фактический расход должен соответствовать пробегу и норме, а остаток топлива на конец одного листа — остатку на начало следующего. Расхождения без объяснения в примечаниях — частый повод для вопросов при проверке.

Лист оформлен задним числом

Путевой лист оформляют до начала рейса, а отметки о возвращении ставят после него. Лист, заполненный целиком в конце месяца, теряет смысл как документ контроля и плохо защищает расходы в налоговом учёте.

Нет данных о водителе

Водительское удостоверение и ФИО водителя — обязательная часть листа. Если на автомобиле в течение дня работает несколько водителей, каждый получает свой путевой лист.

Учёт, регистрация и хранение

Журнал выданных листов

Чтобы контролировать нумерацию и сдачу листов, организации ведут журнал регистрации путевых листов в бумажном или электронном виде. В нём отмечают номер, дату выдачи, водителя, автомобиль и дату возврата заполненного листа.

Списание топлива

Бухгалтерия списывает ГСМ на расходы по фактическому расходу из путевых листов, сверяя его с нормами и чеками АЗС или отчётами по топливным картам. Перерасход сверх утверждённых норм лучше объяснить в примечаниях: зимняя надбавка, работа кондиционера, пробки.

Сроки хранения

Путевые листы хранят как первичные учётные документы — не менее пяти лет после отчётного года. Сохранённые в Doczen черновики остаются в истории документов, а подписанные бумажные экземпляры хранят в архиве вместе с чеками АЗС за тот же период.

Связанные документы

Вопросы и ответы

Оформите путевой лист для служебной поездки

Внесите автомобиль, водителя и маршруты, сохраните черновик и распечатайте лист перед выездом.

Заполнить путевой лист